Wie man die beste Property Management Software wählt
Egal wie man darüber denkt, Digitalisierung ist in unserem Alltag allgegenwärtig. Auch wenn die meisten Wirtschaftszweige seit Jahrzehnten auf den Zug aufgesprungen sind, so hinkt die Immobilienbranche diesem Trend hinterher: Digitale Lösungen für die Immobilienverwaltung boomen erst seit wenigen Jahren. In diesem Artikel zeigen wir deren Vorteile und konzentrieren uns auf eine Kategorie davon, die Property Management Software.
Was ist eine Property Management Software
Unser analoger Alltag besteht zum Teil aus identischen Aufgaben, die wir immer wieder erledigen müssen. Die Verwaltung von Immobilien ist da keine Ausnahme, im Gegenteil: Sie besteht aus überwiegend wiederkehrenden Tätigkeiten. Genau dafür ist eine Property Management Software (PMS) eine wertvolle Hilfe: Dank der Automatisierung von Prozessen erlaubt sie, alles Wiederkehrende zu beschleunigen. Dazu gehören die Kernaufgaben der Immobilienverwaltung, wie das Mietvertragsmanagement, die Buchhaltung, die Betriebskostenabrechnung, die Instandhaltung und die Kommunikation mit Mieter:innen und Eigentümer:innen.
Wie eingangs erwähnt und das obige Bild zeigt, lassen sich Immobiliensoftwares allgemein in vier Hauptkategorien einteilen. Ganz oben stehen digitale Real Estate Lösungen für strategische Aufgaben wie das Investment Management. Eine PMS hingegen begrenzt sich auf den operativen Teil des Immobilienmanagements, das heißt hauptsächlich die Verwaltung des Gebäudes selbst. Dadurch unterscheidet sich eine PMS von Asset oder Portfolio Management Softwares.
Allerdings ist das Property Management eng mit dem Asset Management verbunden, da Entscheidungen über die Qualität der Gebäudeverwaltung von Asset Manager:innen getroffen werden. Bestes Beispiel dafür sind Entscheidungen über Aufwertungen einer Anlage: Diese wird das Asset Management treffen und das Property Management wird sie lediglich ausführen. Zum besseren Verständnis stellen wir die Aufgaben des Property und Asset Managements nachstehend gegenüber:
👉 Lesen Sie mehr in unserem Artikel zu den Vorteilen einer Immobilien Software
Mit Management Software die Immobilienverwaltung optimieren
Gleichzeitig kann eine PMS nicht nur Arbeit bei der Verwaltung abnehmen, sondern diese erheblich verbessern. Da alles Wiederkehrende schneller erledigt wird, entstehen Freiräume, um sich auf die Optimierung der Immobilie zu konzentrieren.
Hier eine Auswahl der Verbesserungsmöglichkeiten die eine Property Management Software ermöglicht:
- Die vertiefte Analyse der Geldflüsse, also der Einnahmen- und Kostenstruktur, um Ertrag und Rendite besser zu verstehen
- Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten lassen sich effizienter planen und aufeinander abstimmen
- Einsparpotenziale lassen sich leichter als mit analogen Methoden identifizieren
- Die genauere Erfassung des Energieverbrauchs, eine der am stärksten schwankenden Kosten, erlaubt eine bessere Analyse und Optimierung
- Unterstützung bei der Erreichung der Klimaneutralität
Eine gute Property Management Software sollte den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie und somit alle anfallenden Aufgaben abdecken. Besonders bei der aktuell größten Herausforderung der Immobilienbranche muss sie helfen können: die Klimaneutralität.
Property Management Software unterstützt die Dekarbonisierung
Um die Klimaneutralität bis 2045 zu erreichen, müssen die meisten Gebäude energetisch saniert werden. Die detaillierte und umfassende Objekt-Kenntnis, die eine Property Management Software ermöglicht, senkt diese Hürde. Nur ein Beispiel: Um das Einsparungspotential der CO2-Emissionen und Heizkosten einzuschätzen, muss der Energieverbrauch genauestens bekannt sein. Idealerweise braucht es nicht einen halben Tag, um den Verbrauch und die Kosten der letzten Jahre zu ermitteln, sondern nur einen Knopfdruck, um ein detailliertes Reporting zu erhalten. Somit lässt sich sagen: Die Nutzung einer PMS ist der erste Schritt, um Immobilien ins digitale Zeitalter zu führen.
Erfahren Sie mehr zum Thema Nachhaltigkeit von Immobilien hier: ESG Immobilien – Nachhaltige Investitionen auf dem Immobilienmarkt
Welche Arten von Property Management Software gibt es?
Gebäude gibt es in allen Größen, Arten und Nutzungen. Eine Software sollte sich genauestens an die Immobilien und Bedürfnisse der Verwalter:innen anpassen – und nicht umgekehrt. Deswegen wird Property Management Software meistens für die verschiedenen Bereiche der Immobilienbranche angepasst, vom Wohnbereich, über Gewerbeobjekte bis hin zu Spezialimmobilien wie z.B. Freizeitgebäude oder Flughäfen. Dabei lassen sich die Anwendungen unterschiedlich kategorisieren. Nachstehend haben wir sie nach Art der Liegenschaft, Funktion und Kosten geordnet.
Property Management Software nach Liegenschaften
Was für eine Art Gebäude wird verwaltet? Ist es der häufigste Typ, Wohnimmobilien oder handelt es sich um Büros, Hotels oder Ferienobjekte? Auch in diesen Kategorien gibt es Untergruppen: Wohnimmobilien können Einheiten in Mehrfamilienhäusern sein oder in Studentenheimen. Ferienobjekte sind vielleicht Bungalows eines Tourismus-Resorts oder über eine Stadt verstreute Wohnungen, die über Airbnb mietbar sind. Hier eine kurze Übersicht der dafür existierenden Property Management Softwares, die an die jeweiligen Anforderungen angepasst sind.
Wohnimmobilien: der größte Markt für Property Management Software
Mit 21 Millionen Mietwohnungen ist dieser Typ der häufigste in Deutschland und somit der größte Markt für Property Management Softwares. Hier sind das Mietvertragsmanagement, die Kontrolle der Mietzahlungen, die Planung der Instandhaltungen, die rasche Bearbeitung von Reparaturen und die Betriebskostenabrechnung die wichtigsten Funktionen. Neben diesen Kernaufgaben ist der Sinn einer Property Management Software genau den Geldfluss zu überwachen, um Cash-Flow, Ertrag und Rendite der Immobilie immer im Blick zu behalten. Gleichzeitig werden durch das viel genauere Monitoring der Kosten leichter als mit analogen Methoden Potentiale der Optimierung erkennbar.
Hotel Property Management Software
Mit rund 450 Millionen Übernachtungen pro Jahr in 1,8 Millionen Betten (Zahlen von 2022) ist die Ausgangslage von Hotels in Deutschland eine ganz andere als bei Wohnimmobilien. Frequenz und Anzahl der Vermietungen ist um ein Vielfaches höher, genau wie die Nutzungsintensität. Das hat unmittelbare Folgen für die Abnutzung und Kosten. Gleichzeitig sind Funktionen wie Betriebskostenabrechnungen und Mahnwesen irrelevant. All das muss eine Property Management Software für Hotels berücksichtigen. Eine Umfrage unter 6.000 Hotelbetreiber:innen ergab diese Liste der beliebtesten 11 Hotel Property Management Softwares.
Vacation Rental Property Management Software (Ferienwohnung Management Software)
Die meisten Eigentümer:innen von Ferienwohnungen haben nur wenige Einheiten zu verwalten. Die größten Herausforderungen des Geschäfts mit Kurzzeitmieten und gleichzeitig die Anforderungen an eine dezidierte PMS sind: Verfügbarkeiten klar kommunizieren, Schlüsselübergabe und Check-In, Reinigung und Beschwerdemanagement.
Die wohl bekannteste Software für die Vermietung von Ferienwohnungen ist sicherlich Airbnb: Im Back-End verfügen Vermieter:innen über alle nötigen Funktionen zur Verwaltung ihrer Objekte. Allerdings gibt es mittlerweile eine ganze Reihe alternative PMS für die Vermietung von Ferienwohnungen, wie dieses Best-of zeigt.
Property Management Software für Studentenwohnheime
Obwohl es sich um ein klassisches Mietgeschäft mit mittelfristiger Dauer handelt, stehen Vermieter:innen von Wohnheimen aufgrund des Alters und der finanziellen Situation von Student:innen vor besonderen Herausforderungen. Abnutzung und Verschleiß der Objekte sind intensiver, die Anzahl der Besucher:innen wird höher als bei Mietwohnungen sein und sehr wahrscheinlich wird es häufiger Feste geben.
Das Einkommen von Student:innen ist meistens geringer als das von Arbeitstätigen, was eventuell zu Zahlungsschwierigkeiten führen kann, besonders bei schwankenden Energiepreisen. Dennoch bestehen bei der Verwaltung von Studentenwohnheimen ausreichend Parallelen zu Wohnimmobilien. Etablierte Property Management Softwares bieten daher oft Varianten für Studentenwohnheime an. Hier eine Übersicht der am meisten genutzten Lösungen.
Die Funktionen von Property Management Software
Einige der Funktionen einer PMS-Lösung wurden schon erwähnt, in diesem Abschnitt gehen wir genauer auf die wichtigsten ein: Vertragsmanagement, CRM oder Customer Relationship Management, sowie die speziell für Immobilienprozesse ausgerichtete Finanzbuchhaltung.
Vertragsmanagement Property Management Software
Bei der Vermietung von Wohneinheiten sind die meisten Verträge standardisiert, doch auch hier beschleunigt eine PMS den Arbeitsaufwand erheblich. Allein durch die einmalige Eingabe der Daten von Mieter:innen werden alle weiteren Prozesse beschleunigt. Gewerbemietverträge fallen meistens komplexer aus, deswegen müssen alle Sonderkonditionen in einer Software darstellbar sein.
CRM Property Management Software
Kommunikation mit Mieter:innen wird durch das Kundenbeziehungs-Management Tool einer PMS erleichtert. Neben der Hinterlegung der Daten und der Kontakthistorie lassen sich Anschreiben, Termine und sogar Anrufe per Mausklick erledigen. Alle diese Angaben sind teamübergreifend verfügbar, was besonders im Falle eines Personalwechsels wertvoll ist. Auch der Kontakt zu Eigentümer:innen lässt sich dank eines CRM leichter abwickeln.
Accounting Property Management Software (PMS für die Buchhaltung)
Die Königsfunktion einer PMS ist die auf Immobilienprozesse zugeschnittene Objekt-Buchhaltung. Mietzahlungen sind besser kontrollierbar, die Kontierung von Rechnungen ist einfacher, die manuelle Zuordnung von Zahlungen entfällt fast vollständig. Das verringert den Aufwand des Mahnwesens, des Reportings, der Steuer- und Betriebskostenabrechnung. Auch Sonderfälle wie die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft werden in der Regel von PMS-Lösungen abgedeckt. Relevante Kennzahlen wie Cash-Flow und Rendite lassen sich schneller ermitteln – und diese den übergeordneten Ebenen des Asset- und Portfolio-Managements leichter zur Verfügung stellen.
Maintenance Property Management Software (PMS für die Instandhaltung)
Eine PMS erlaubt, die vielen Wartungsprozesse einer Immobilie in ein richtiges Instandhaltungssystem zu verwandeln. Verwalter:innen können dieses je nach Objekt unterschiedlich gestalten. Auch hier werden Einsparungspotentiale besser identifiziert, wie etwa durch die terminliche Zusammenlegung von Vorgängen oder die Umstrukturierung der Dienstleistungen. Auch die Erfassung von Zählerständen, die Überwachung der Wartungen und der Zahlungsverkehr sind einfacher durchzuführen.
Inspection Property Management Software (PMS für die Gebäudeerfassung)
Nicht alle PMS erlauben die digitale Erfassung von Gebäuden. Diese ist jedoch relevant, besonders um die zu erwartbaren Reparaturen und Instandhaltungen besser einzuschätzen. Wenn eine solche Erfassung nicht im PMS integriert ist, bieten manche Anbieter:innen Zusatzmodule, um Immobilien von der Hülle bis zur Technik digital abzubilden. Ein Beispiel dafür ist Wüest Visits von Wüest Partner: Damit können auch Nicht-Fachleute ein Objekt digital erfassen und die strukturiert erhobenen Daten in das PMS überspielen.
Möchten Sie Ihre Immobilien nicht nur digital erfassen, sondern auch mithilfe von digitalen Lösungen bewerten? Dann lesen Sie mehr über unsere Immobilienbewertung Software.
ERP Property Management Software und Integration
Eine wichtige Frage bei Property Management Software ist, ob es sich in schon bestehende Lösungen integrieren lässt und Schnittstellen zu anderen Systemen anbietet. Eine häufig genutzte Lösung sind umfassende ERP-Systeme wie z.B. SAP. Es kann sich jedoch auch um kleinere Lösungen handeln, wie eine Dokument Management Software, die seit Jahren in einem Unternehmen verwendet wird. Eine zeitgemäße PMS, die selbst eine Form von ERP-System darstellt, muss Schnittstellen zu schon bestehenden Lösungen anbieten. Hier muss es sich nicht ausschließlich um eine der eigenen Firma handeln: So können moderne PMS mit ERP-Systemen von Dienstleister:innen verbunden sein, wie mit Wasserbetrieben oder Energielieferant:innen.
Kostenlose und -pflichtige Property Management Software
Bei Property Management Software überwiegen die kommerziellen Anbieter:innen. In den letzten Jahren sind sie zu einem schnell wachsenden Wirtschaftszweig geworden, dem sogenannten Prop Tech. Laut der Beratungsfirma Global Insights stellte dieser Sektor 2023 weltweit ein Volumen von 27 Milliarden US-Dollar dar, 2032 soll er sich mit 92 Milliarden mehr als verdreifachen.
Daneben existieren auch kostenlose Property Management Lösungen, die von einfachen Excel-Vorlagen bis zu umfangreichen Web Apps reichen. Die häufigsten Free oder Open Source PMS sind jedoch für die Verwaltung von Hotels. Die Entscheidung, ob eine kostenlose oder -pflichtige Lösung genutzt wird, hängt in erster Linie vom Typ und der Menge der verwalteten Objekten ab.
Free Property Management Software: Eine Frage der Größe
Für Eigentümer:innen mit einer Handvoll Wohnungen oder Ferienobjekten kann eine kostenlose Lösung durchaus reichen. Für Halter:innen von mehreren Hundert oder Tausend Objekten ist eine kommerzielle Lösung sicherlich empfehlenswerter: Software und Technologie entwickeln sich rasant, und auch die Bestimmungen in der Immobilienbranche sind äußerst dynamisch und je nach Land unterschiedlich. Um Schritt zu halten, sind Teams von einer gewissen Größe und Stabilität notwendig. Dennoch lohnt sich ein Blick auf Open Source Property Management Softwares: Hier ein Artikel über fünf Lösungen, die besonders im angelsächsischen Raum verbreitet sind.
Wie viel kostet eine Property Management Software?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, die Kosten hängen von einer Reihe Faktoren ab. Von der Menge an verwalteten Immobilien, vom Umfang und der Personalisierung der Funktionen, der Anzahl der Nutzer:innen, dem gewünschten Supportlevel und nicht zuletzt, ob es sich um eine Cloud oder eine lokale Lösung handelt. Dadurch entstehen unterschiedliche Implementierungszeiten und -kosten. Schulungen zum Erlernen der neuen Lösung führt zu weiteren direkten Kosten. Aber auch indirekte Kosten entstehen: Es wird eine gewisse Zeit brauchen, bis die Nutzer:innen die Lösung beherrschen.
Die überwiegende Mehrheit der Property Management Software Anbieter:innen nutzen ein Abo-Modell, auch wenn es sich nicht um eine Cloud-Lösung handelt. Das kann bei einer geringen Menge an Objekten bei ein paar Hundert Euro pro Monat beginnen, für größere Portfolien ist mit Summen von mehreren Tausend zu rechnen. Natürlich bestehen immer noch Lösungen, die mit Lizenzen arbeiten, doch laut Branchen-Expert:innen ist dies ein Auslaufmodell.
Eine verlässliche Angabe zu den Kosten lässt sich nur durch eine Beratung erhalten, die PMS-Plattformen anbieten. Dabei lässt sich auch feststellen, welcher Funktionsumfang und eventuelle Anpassungen für die jeweiligen Kund:innen sinnvoll sind.
Erfahren Sie mehr über die Property Management Lösung von Wüest Partner
Die Wahl der richtigen Property Management Software
Drei Schritte sind notwendig, um aus den vielen Anbieter:innen von Property Management Software die passende zu finden: Wo steht die Firma/Nutzer:in und welche Ziele bestehen, was sind die Erwartungen an die Lösung und wie wird ein Matrix erstellt, um aus einer engeren Auswahl die passende Lösung zu finden.
1. Schritt: Wo steht die Firma und welche Ziele hat sie?
Es mag nach einer Binsenweisheit klingen, aber erstens sollte die Firma sich selbst und ihre Ziele kennen: Wieviele Objekte sollen verwaltet werden? Um welche Art handelt es sich: Wohn-, Gewerbe-, Spezialimmobilien? Ist das Portfolio auf ein Land oder einen bestimmten Markt begrenzt? Was ist die strategische Ausrichtung: Liegt der Fokus auf der Steigerung des Ertrags und der Rendite, auf einer Expansion oder auf der Erreichung der Klimaneutralität? Oder alle drei? Und nicht zuletzt: Wie IT-affin ist das Personal?
2. Schritt: Erwartungen an die Lösung
In einem zweiten Schritt sollten zukünftige Kund:innen sich Gedanken machen, was sie von einer Property Management Software erwarten. Soll sie nur die aktuell genutzten Prozesse digital abbilden oder soll sie das Portfolio auf die kommenden Herausforderungen vorbereiten? Allen voran sei hier das Ziel einer dekarbonisierten Immobilienbranche genannt, wobei eine Property Management Software eine wertvolle Hilfe leisten kann.
3. Schritt: Eine Matrix für eine engere Auswahl
Drittens sollten einige Anbieter:innen in eine engere Auswahl genommen werden. Hierbei können drei Fragen den Wald an Möglichkeiten ausdünnen:
- Kostenlos oder kommerziell? Wird eine kostenlose oder eine kommerzielle Lösung bevorzugt? Bei einer Free oder Open Source Software ist die Menge an Anbieter:innen begrenzt, was die Wahl durchaus erleichtert.
- Lokal oder international? Wird zu einer kommerziellen Lösung tendiert, ist die Frage, ob die Anbieter:innen aus dem eigenen Markt stammen sollen oder ob die Zusammenarbeit mit einer ausländischen Firma denkbar ist. Bei lokalen Anbieter:innen sind Sprachbarrieren und Erreichbarkeit nicht zu erwarten, allerdings können sie den Anforderungen eines internationalen Portfolios nicht gewachsen sein.
- Wer sind die Kund:innen? Bei Tech-Firmen spielt das Alter des Unternehmens keine Rolle mehr. Ein taufrisches Start-Up kann eine mittelmäßige Lösung anbieten und ehrwürdige Immobilien-Dienstleister:innen vielleicht ein leistungsfähiges IT-Team aufgebaut haben. Das verlässlichste Merkmal, um die Nadel im Heuhaufen zu finden, sind die Kund:innen, die eine Lösung nutzen. Noch dazu, wenn sie der eigenen Firma ähneln.
Matrix für die PMS-Auswahl erstellen
Nach diesem groben Einkreisen der Anbieter:innen ist eine einfache Matrix zu empfehlen. Hier ein Vorschlag einer Liste an Kriterien, die sich natürlich je nach Bedarf ändern oder erweitern lässt.
| Kriterien | Gewichtung | Anbieter 1 | Anbieter 2 | Anbieter 3 |
| A. Funktionen | ||||
| 1. Mietvertragsmanagement | ||||
| 2. Objekt-Buchhaltung | ||||
| 3. CRM-Tool | ||||
| 4. Instandhaltungsmodul | ||||
| 5. Gebäudeerfassung | ||||
| 6. Reporting | ||||
| B. Integration | ||||
| 1. Buchhaltungssoftware | ||||
| 2. ERP-Systemen | ||||
| 3. Dienstleister:innen | ||||
| C. Spezialisierung | ||||
| 1. Wohnimmobilien | ||||
| 2. Hotels | ||||
| 3. Ferienwohnungen | ||||
| 4. Studentenwohnheime | ||||
| 5. Gewerbeimmobilien | ||||
| 6. Spezialimmobilien | ||||
| D. Cloud / Lokal | ||||
| E. Bedienbarkeit | ||||
| F. Anpassbarkeit | ||||
| G. Support | ||||
| H. Vor Ort / International | ||||
| I. Reputation / Qualität des IT-Teams | ||||
| J. Kosten und erwartbarer ROI |
Scoring und Auswahl der Property Management Software
Damit eine Shortlist nicht zu unübersichtlich wird, besteht sie in der Regel aus zwei bis fünf Lösungen. Sie bildet eine Entscheidungsgrundlage, besonders für Personen, die sich vielleicht nicht intensiv mit dem Thema beschäftigt haben. Daher sollte bei der Erstellung einer solchen Matrix niemals die Verständlichkeit aus den Augen verloren werden.
Das Scoring kann ein Schulnotensystem sein oder Skalen von 1 bis 10 oder 0 bis 100. Ein numerisches System hat den Vorteil, dass damit Gesamtscores, auch bei einem gewichteten Bewertungsmodell, einfach berechnet werden können. Die Gewichtung der Funktionen wird idealerweise mit der Gruppe der zukünftigen Nutzer:innen besprochen. Hier ist ein Online-Formular denkbar, in welchem der Nutzerkreis seine Präferenzen hinterlegt.
Die Wahl einer Property Management Software ist eine richtungsweisende Entscheidung, die viele Mitarbeiter:innen betrifft und zum Teil auch die Entwicklung eines Unternehmens beeinflusst. Deswegen sollte die Entscheidung für die eine oder andere Lösung möglichst breit mitgetragen werden.
Outro: Property Management Software sichern den Weg in die Zukunft
Egal wie über Digitalisierung gedacht wird: Einige der Herausforderungen der Immobilienbranche sind laut Expert:innen ohne Software nicht zu meistern. Die Digitalisierung ist demnach aus der Immobilienbranche nicht mehr wegzudenken, an erster Stelle der Herausforderungen sei die Dekarbonisierung genannt.
Die Möglichkeiten, diese zu erreichen, sind so vielfältig und die verschiedenen Optionen so datenlastig, dass eine verlässliche Orientierung ohne digitale Unterstützung schwer zu erreichen ist. Dies gilt umso mehr, je größer die verwalteten Bestände sind. Eine Property Management Software ist der erste Schritt in diese Richtung.
Bei allem Für und Wider sollte nicht vergessen werden, dass Digitalisierung die Arbeit deutlich erleichtert und effizienter gestaltet. Wer als Verwalter:in von Immobilien die Vorzüge einer guten digitalen Lösung erlebt hat, will auf sie nicht mehr verzichten. Sobald KI integraler Bestandteil von Property Management Software Lösungen ist, wird dies noch mehr der Fall sein.
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