Übersicht und Vorteile von Immobiliensoftware

Inhaltsverzeichnis

• Welche verschiede Arten von Immobiliensoftwares gibt es
• Immobilien Software-Lösungen decken die gesamte Wertschöpfungskette ab
• Vergleich von Immobilien Software
• Die Zusammenarbeit zwischen verschie­denen Akteur:innen wird durch die Immobilien Software verbessert
• Wie Immobilien Softwares zu Ihrem Kostenersparnis beitragen
• Trends von Immobilien Softwares
• 6 praktische Grunde warum sie eine Immobilien Software verwenden sollten
• Wüest Dimensions die führende Real Estate Management Plattform

Der weltweite Markt für Immobilien Software wächst rasant: 2020 wurde er auf 9,34 Mrd. USD geschätzt, bis 2028 soll er auf 18.66 Mrd. USD wachsen. Die Digitalisierung hat die Immobilienbranche erreicht und der regula­to­rische Transformationsdruck steigt. Der Siegeszug des «PropTechs» ist mehrfach ein Gewinn: Immobilien Software steigert die Effizienz des Tagesgeschäfts. Dekarbonisierung und CO2-Absenkpfade sind ohne digitale Tools kaum umsetzbar, laut Expert:innen.

Dank der Simulation von Baumassnahmen oder Zukäufen lassen sich strate­gische Entscheidungen für die Portfolioentwicklung auf einer genaueren Datengrundlage treffen. In diesem Artikel gehen wir zunächst auf die Arten, Funktionen und Vorteile von einer Immobilien Software ein und zeigen im Anschluss, wie Nutzer:innen die für sie geeignete Lösung finden.

Welche verschiedenen Arten von Immobilien Softwares gibt es? 

Immobilien Software gibt es wie Sand am Meer. Allein auf der Software-Feedbackplattform Capterra finden sich derzeit über 10.000 Lösungen dieser Art dazu. So gibt es für alle Personen und Bedürfnisse eine passende Lösung. Da ist es auch nicht verwun­derlich, dass sich die Art von Immobilien Software anhand verschie­dener Blickwinkel einteilen lassen, zum Beispiel nach Zielgruppe, Funktionsumfang oder Liegenschaftstyp.

Geschäftsmodell: SaaS vs On-Premise Immobilien Software

«On-Premise» bedeutet «vor Ort»; diese Immobilien Software ist eine Lösung, bei deren Konfiguration die Nutzer:innen eine Lizenz erwerben, die sie berechtigt, die Software auf dem eigenen Server zu instal­lieren und zu verwenden. Das Produkt wird dabei auf eine zum Zeitpunkt des Kaufs festge­legte Anzahl von Arbeitsplätzen einge­stellt.

«SaaS» steht hingegen für «Software as a Service». Das heisst, die Immobilien Software wird vom Herausgeber gegen eine Abonnementgebühr online bereit­ge­stellt. Die Software befindet sich nicht auf dem eigenen Server, sondern wird auf einem externen Server gehostet, der in einem Rechenzentrum betrieben wird. Hierbei wird von einer «Full-Web»-, «Cloud»- oder «On-Demand»-Lösung gesprochen, weil keine lokale Lizenz für den Zugang erworben werden muss: Sie nutzen die Software über das Internet.

Auf das Cloud-Segment entfiel 2021 mit mehr als 58,00 % der grösste Umsatzanteil des Immobilien Software-Marktes, und es wird erwartet, dass es seine Dominanz beibe­halten wird.

Zielgruppe: B2B, B2C und B2B2C Immobilien Software

Immobilienverwaltungssoftwares sind für unter­schied­liche Akteur:innen in der Immobilienbranche konzi­piert, unabhängig von der Grösse des Immobilienportfolios. So gibt es spezi­fische Lösungen, die haupt­sächlich für Immobilienbesitzer:innen, ‑verwalter:innen und Investor:innen gedacht sind, aber auch eigens entwi­ckelte Tools für Immobilienagenturen oder Beratende. Bei Wüest Partner bieten wir zum Beispiel digitale Immobilienlösungen für Experten:innen im B2B Bereich, Dienstleistende aus dem B2B2C Sektor, sowie Immobilien- und Wirtschaftsakteur:innen aus dem B2C Umfeld.

Liegenschaftstyp: Lösungen zur Verwaltung von Wohn- bzw. Geschäftsliegenschaften 

Da unter­schied­liche Immobilienarten auch verschiedene Anforderungen mit sich bringen, gibt es spezi­fische Software dafür. Hauptsächlich wird dabei zwischen Software für Wohnimmobilien, welche zwei Drittel des Marktvolumens ausmachen, und für Geschäftsliegenschaften unter­schieden, die ein Drittel darstellen. Bei beiden ist sogar eine noch detail­liertere Aufteilung möglich. Zum Beispiel, Einfamilien- und Mehrfamilienhäuser für den ersten Fall, sowie Büros, Gewerbe, Hotels, und mehr für letzteren.

Funktionsumfang: Spezialisierte, modulbasierte und full-stack Immobilien Software

Digitale Immobilienlösungen existieren sowohl als Nischenlösungen, die nur eine bestimmte Funktion erledigen, zum Beispiel ein CRM-System zur Kundengewinnung und ‑bindung, als auch als umfas­sendere Lösung, welche mehrere oder sogar alle wesent­lichen Bedürfnisse erfüllt. Darüber hinaus bieten einige Firmen auch digitale Lösungen an, wie zum Beispiel die Real Estate Management Plattform Wüest Dimensions, die es Nutzer:innen erlauben, anhand eines Baukastensystems die relevanten modularen Anwendungen auszu­wählen, um eine auf ihre Bedürfnisse massge­schnei­derte Lösung zu erhalten.

Funktion: Immobilien Software für jeden Anwendungsfall

Nahezu endlos ist die Anzahl an Softwarearten, wenn nach der Hauptfunktion unter­schieden wird. Dabei gibt es eine sehr grosse Bandbreite von einfa­cheren Marketinglösungen bis hin zu umfas­senden Anwendungen zur Immobilienverwaltung. Eine vollständige Übersicht liefern wir deshalb in dem nächsten Abschnitt.

Immobilien Software-Lösungen decken die gesamte Wertschöpfungskette ab

Digitale Lösungen bedienen alle Tätigkeitsfelder der Immobilienbranche über die gesamte Wertschöpfungskette. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es eine Vielzahl an Immobilien Softwares, die von einer all-in-one bis zur hochspe­zia­li­sierten Einzellösung reichen. Hier ein Überblick nach Tätigkeiten, der sich in vier Bereiche gliedert:

• Marketing & Vertrieb,
• Verwaltung von Immobilien,
• Instandhaltung & Bau
• Wertermittlung & finan­zi­elles Management

Immobilien Software für Marketing & Vertrieb

Marketing Software

Marketingsoftware hilft Immobilienagenturen, Maklerbüros oder unabhän­gigen Immobilienmakler:innen, neue Kundschaft zu gewinnen und für ihre Dienstleistungen zu werben. Beispiele dafür reichen von Blogplattformen und Tools für soziale Medien bis hin zu profes­sio­nelle Fotobearbeitungsapplikationen, die speziell für den Immobiliensektor entwi­ckelt wurden.

CRM-Software

Customer-Relataionship-Management Software (CRM) konzen­triert sich haupt­sächlich auf die Verbesserung der Kundenbeziehungen und arbeitet deshalb an der effizi­enten Lösung von Problemen im Umgang und der Kommunikation mit Immobilien-Kund:innen. CRM-Software ist ein prakti­sches Tool, mit dem Sie Ihren Umsatz und Kundenloyalität steigern können.

Lead Generation Tools

Lead-Generierung dank Real Estate Lead Generation-Software ist ein Marketingbegriff, der den Prozess der Gewinnung von Personen beschreibt, die an Ihren Dienstleistungen oder Immobilien inter­es­siert sind. Für ein Immobilienunternehmen wären das Leute, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um ihr Haus zu mieten, zu kaufen oder zu verkaufen.

Augmented and Virtual Reality Technologies

Virtuelle Realität (VR) ist eine compu­ter­ge­nerierte Umgebung mit Szenen und Objekten, die real zu sein scheinen und Benutzer:innen das Gefühl geben, in Ihrer Immobilie zu stehen. Dank diese 360 Grad Software für Immobilien erleben Nutzer:innen eine virtuelle 3D-Visualisierung des jewei­ligen Objekts. Diese immersive Erfahrung wird durch ein Virtual-Reality-Headset oder ‑Helm ermög­licht. Bei der Augmented Reality (AR) handelt es sich um Animationen, die durch die Handy- oder Tabletkamera wahrge­nommen werden können.

Immobilienportale & IDX

Hochwertige Transaktions-Softwares ermög­lichen die Verbreitung von Immobilienanzeigen auf allen grossen Immobilienportalen wie zum Beispiel ImmoScout24 und Immowelt sowie den wichtigsten Portalen für genaue Zielkund:innen. Attraktive Anzeigen sind somit mit wenigen Klicks online.

IDX ist eine Software, die auf einer Website gehostet wird und es Makler:innen ermög­licht, Angebote aus einem lokalen MLS (Multiple Listing Service) oder mehreren MLS in kürzester Zeit zu erfassen. IDX wiederum ermög­licht es jedem, diese Angebote einzu­sehen und eine Immobiliensuche durch­zu­führen, ohne dass die Hilfe von Vermittelnden notwendig ist.

Immobilien Makler Software

Das Kerngeschäft von Makler:innen, die Vermarktung von Immobilien, verlangt eine digitale Lösung zur Unterstützung ihrer Prozesse. Immobilien Makler Softwares sollten folgendes beinhalten: Das Erfassen von Immobilien, das Generieren von Exposés und internet-tauglichen Anzeigen sowie die automa­ti­sierte Verbreitung von Anzeigen auf einschlä­gigen Plattformen.

Auch wenn Makler:innen selten komplette Real Estate Management Plattformen brauchen, können Teile davon bei der Festlegung von Verkaufspreisen helfen. Datenmodule wie Standortinformationen, Transaktionsübersichten und Marktdaten eignen sich ideal dafür.

Zusätzlich sollte eine Software für Immobilien-Makler:innen bei der Kundenakquise unter­stützen. Dazu eignen sich z.B. kostenlose Online-Bewertungstools oder Einblicke in die Preisentwicklung und die Transaktions-Historie eines Viertels.

Immobilien Akquise Software

Wie im vorigen Abschnitt skizziert, sollten Softwares für Immobilien-Makler:innen auch ein Akquise-Instrument sein. Nicht nur für das Generieren von Kundenkontakten, sondern auch für das Identifizieren von Verkaufsobjekten. Wer ein Haus mit einem Online-Tool kostenlos bewerten lässt, spielt wahrscheinlich mit dem Gedanken, es zu verkaufen. Eigentümer:innen von grösseren Beständen lassen sich vielleicht nicht mit einer Online-Bewertung locken. Sie werden leichter Interesse für Lösungen zur besseren Portfolioverwaltung entwi­ckeln. Dazu gehören u.a. energe­tische Optimierungsmassnahmen, um die Herausforderung der Nachhaltigkeit gewinn­bringend zu meistern.

Unabhängig von den angebo­tenen Lösungen und Services, ist eine Immobilien-Akquise-Software entscheidend, um die Kundengewinnung profes­sionell und struk­tu­riert zu managen. Dies steigert nicht nur die Erfolgschancen im Vertrieb, sondern bietet auch dank automa­ti­scher Reports einen besseren Überblick über die Sales Pipeline.

Software für die Immobilien Verwaltung

Digitale Lösungen zum Prozessmanagement

Ein Hauptvorteil von Immobilien Software ist vor allem die Automatisierung von bestimmten Aufgaben. So helfen sie beim Transaktionsmanagement und bei Aufgaben der Immobilienakquisition. Ausserdem erleichtern viele Immobilien Softwares auch Buchhaltungs- und Controllingaufgaben wie die Kontrolle der Budgeteinhaltung auf Portfolio‑, Teilportfolio- oder Liegenschaftsebene.

Hausverwaltung Software

Die Vermietung von Immobilien besteht aus vielen klar geregelten und wieder­keh­renden Prozessen. Prüfung der Mietzahlungen, Betriebskosten-Abrechnungen, Instandhaltungen, Reparaturen, Akquise von neuen Mieter:innen und vieles mehr.

Eine Hausverwaltungs-Software erlaubt alle wieder­keh­renden Prozesse schneller und effizi­enter zu erledigen. Das spart Kosten, vielleicht sogar Personal, erleichtert die Koordinierung von Arbeiten und erlaubt sich auf das Wesentliche zu konzen­trieren: z.B. das Optimieren der Einnahmen oder die Entwicklung von Nachhaltigkeits-Strategien.

Software Vermietung Immobilien

In der Theorie gehört Vermietung zu den einfachsten Geschäftsmodellen überhaupt. In der Praxis Geld mit Mietobjekten zu verdienen ist hingegen ein mit Tücken und Hindernissen gesäumter Weg. Das Mikro-Management des Tagesgeschäfts und das ständige Justieren an Schraubstellen muss in Einklang mit einer langfris­tigen Strategie gebracht werden. Handwerk und Vision sollten eine Einheit bilden, was durch solche Lösungen erleichtert wird.

Software für die Vermietung von Immobilien erlaubt das Tagesgeschäft mit einer bisher nicht erreichten Genauigkeit zu erledigen. Bei Portfolien ab ein paar Hundert Einheiten ist die Menge von Daten nur noch schwer überschaubar, zumindest mit tradi­tio­nellen Methoden. Mit einer Immobilienvermietungs-Software lassen sich Daten viel leichter meistern und analy­sieren. Dadurch erreichen Entscheidungsgrundlagen für Immobilien-Manager:innen einen höheren Genauigkeitsgrad.

Lease Administration Software

Dieses Modul optimiert die Details von Mietverträgen, um wichtige Termine, finan­zielle Verpflichtungen, Versicherungsanforderungen, Kautionen und vieles mehr für Immobilien, Ausrüstung und andere geleaste Vermögenswerte effektiv zu verwalten.

ERP-Software für Immobilien

Dies ist eine hervor­ra­gende Art von Softwarelösung, die Sie in Ihrem Immobilienunternehmen einsetzen können. Sie hilft Ihnen, die täglichen Aktivitäten, die Finanzberichterstattung, die Gehaltsabrechnung und andere Geschäftsprozesse zu verwalten.

Brokerage Management Software

Das Makler-Verwaltungssystem ist die zentrale Datenbank für Kundeninformationen, Informationen über Policen und Angebote, Aktivitäts-Historien und geplante Folgemaßnahmen, Buchhaltungsdaten, Marketing-Analysetools und vieles mehr.

Immobilien Expose Software

Für Makler:innen sind Exposés lebens­wichtig, so wie Menüs für ein Restaurant. Sie auf Knopfdruck erstellen zu können stellt eine grosse Hilfe dar, besonders, wenn der Umfang der Angaben und Darstellungsform frei wählbar ist. Eine gute Immobilien Expose Software, sei es für Makler:innen, Asset-Manager:innen oder andere Akteur:innen der Immobilienbranche, muss ein leistungs­fä­higes und flexibles Reporting haben. Ob damit Exposés oder andere Berichte erstellt werden, hängt von den Bedürfnissen der Nutzer:innen ab.

Software für Instandhaltung und Bau von Immobilien

Facility Management Software

Facility Management Lösungen konzen­trieren sich auf die physi­schen Aspekte der Immobilienverwaltung. Dazu gehören geplante Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten wie die Reinigung, Gartenpflege, Prüfung der Haustechnik sowie voraus­schauende Massnahmen zur Werterhaltung und ‑steigerung der Immobilie. Eine zeitge­mässe Facility Management Software (auf Deutsch: Software für Gebäudemanagement) ist auch BIM-fähig. Damit sind die einzelnen Bauteile genau hinterlegt und können z.B. den jewei­ligen Dienstleister:innen präzise beschrieben werden.

CAFM SOFTWARE

CAFM steht für Computer Aided Facility Management. CAFM Software konzen­triert sich auf das Facility Management und unter­scheidet sich von Lösungen, die mit mehreren Modulen alle Aspekte der Immobilienverwaltung abdecken, auch Real Estate Management Plattformen genannt. Der Trend geht zu umfas­senden Lösungen im Gegensatz zur Nutzung von mehreren spezia­li­sierten Softwares.

Software Instandhaltung

Aufgrund von Witterungseinflüssen, der Abnutzung und der begrenzten Lebensdauer von Bauteilen unter­liegen auch Immobilien dem Verschleiss. Zur Werterhaltung sind regel­mässige Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen notwendig. Diese werden jedoch kaum geplant, sondern meistens ad hoc durch­ge­führt.

Eine Instandhaltungssoftware erlaubt es, ein System in die anfal­lenden Arbeiten zu bringen und diese sogar über Jahrzehnte zu planen und einzu­preisen. Anstatt Instandhaltungen bei Bedarf durch­zu­führen, wird mit Hilfe der digitalen Lösung die Werterhaltung zu einem präzise und langfristig planbaren Unterfangen, was wesentlich kosten­ef­fi­zi­enter ist. Ein gutes Beispiel von Instandhaltungssoftware bildet das digitale Angebot des Instandhaltungsspezialisten QualiCasa, der seit 2023 Teil der Wüest Partner Gruppe ist.

Software Projektentwicklung Immobilien

Mit einer Software für Projektentwicklung von Immobilien können Real Estate-Investor:innen Vorhaben von A bis Z durch­führen. Von ersten Rentabilitäts-Schätzungen, bei welchen die erwart­baren Einnahmen mit den geplanten Kosten verglichen werden, über die Begleitung der Bauphase bis hin zur Abnahme eines Gebäudes. Leistungsfähige und zeitge­mässe Lösungen für die Projektentwicklung von Liegenschaften werden über umfang­reiche Datensammlungen verfügen, um Bau- und Materialkosten so genau wie möglich einzu­schätzen.

Bauträger Software

Beobachter:innen der Immobilienbranche können verfolgen, wie die Digitalisierung die ganze Branche erfasst. Heute ist die Arbeit von Architekt:innen ohne Software undenkbar. Immer ähnlicher ist es mit Bauträger:innen, also Unternehmen, die Architekten-Pläne in die Wirklichkeit umsetzen. Bauprojekte lassen sich dadurch nicht nur genauer steuern, sondern auch der Dokumentationsaufwand wird erheblich verringert. Dieser ist für die Abnahme von Gebäuden (Brandschutz, Energie-Effizienz, Sicherheit etc.) unumgänglich. Siehe hierzu auch den Abschnitt BIM Software.

BIM Software (Building Information Modeling Software)

Die Digitalisierung hat längst in einer der ältesten Tätigkeiten der Menschheit Einzug gefunden: das Bauen. Immobilien werden heutzutage am Computer entworfen. Der Branchenstandard BIM, oder Building Information Modeling, hebt CAD-Lösungen auf eine höhere Stufe. Denn damit lassen sich alle Aspekte eines Bauwerks bis ins kleinste Bauteil model­lieren, von der Struktur bis zur Technik. Die unter­schied­lichsten Gewerke können mit ihren jewei­ligen Tools auf die lösungs­über­grei­fende Nachbildung zugreifen – von Architekt:innen bis zu den ausfüh­renden Firmen, egal ob für den Bau, einer Instandhaltung oder einer Sanierung. BIM ist von den ISO-Normen 16739 (2013) und 19650 (2019) definiert. Eine BIM Software ist mit diesem Standard der Immobilienbranche kompa­tibel.

Immobilien Datenbank Software

Eine Immobilien-Datenbank-Software ist heute im Immobiliensektor kaum noch wegzu­denken. Denn die Immobilienbranche wird immer mehr zu einem daten­ge­stützten Geschäft – mit ein paar Jahrzehnten Verspätung im Vergleich zu anderen Wirtschaftszweigen wie der Automobil- oder der Bankbranche. Datenbanken sind dabei unumgänglich, sei es zu Kauftransaktionen in einer gewissen Gegend, Kosten von Bauleistungen und ‑stoffen oder Informationen zu Standorten.

Um die Sammlung und die Auswertung dieser Angaben effizient zu leiten, bedarf es einer Immobilien Datenbank Software, insbe­sondere beim Thema der Nachhaltigkeit von Liegenschaften. Für die aktuell grösste Herausforderung der Immobilienbranche, der Dekarbonisierung bis 2050, sind nämlich Datenbanken zu energe­ti­schen Sanierungsmassnahmen von kriti­scher Bedeutung. Expert:innen wissen, ohne Digitalisierung und damit den Datenbanken, ist die Klimawende im Immobiliensektor nicht zu schaffen.

Software für Wertermittlung und das finanzielle Management von Immobilien

Asset Management Software Immobilien

Immobilien Asset Management Software richtet sich an grössere Bestände wie Portfolien von Investor:innen oder Immobilien-Fonds, die Immobilien in erster Linie als Vermögen – auf Englisch Asset – betrachten. Ziel einer Asset Management Software für Immobilien ist es, die finan­zielle Performance eines Portfolios besser zu analy­sieren und dadurch Optimierungs-Potenziale leichter zu identi­fi­zieren. Die Mindestanforderung an das Asset Management ist die Werterhaltung, in der Regel liegt der Fokus jedoch auf der Wertsteigerung. Durch eine auf grosse Portfolien ausge­richtete Asset Management Software lässt sich das Tagesgeschäft effizi­enter bewerk­stel­ligen, wodurch mehr Zeit für wesent­li­chere Aufgaben wie strate­gische Planung entsteht. Die erhöhte Beherrschung der Daten erlaubt eine klarere Übersicht aller Objekte, wodurch sich mögliche Optimierungen leichter identi­fi­zieren lassen, als mit tradi­tio­nellen, “manuellen” Methoden.

Die im folgenden Video gezeigte führende Real Estate Management Plattform Wüest Dimensions ist ein hervor­ra­gendes Beispiel für eine Immobilien-Software, die aktives Asset- und Portfoliomanagement, inklusive Bewertungen, Performance-Analysen sowie Nachhaltigkeits-Ratings bietet.

Gutachter Software Immobilien

Gutachter:innen werden am häufigsten zur Feststellung des Verkehrswertes eines Gebäudes heran­ge­zogen. In manchen Fällen muss die Wertermittlung belastbar sein und z.B. auch vor Gericht oder Behörden Bestand haben, dann sind beeidigte oder staatlich bestellte Gutachter:innen notwendig. In allen Fällen werden diese profi­tieren von einer auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Gutachter Software für Immobilien. Daten zu den Transaktionen im Umfeld einer Immobilie, oder zu dessen Standort, helfen Gutachter:innen belast­barere Ergebnisse zu ermitteln. Und zudem erleichtert eine Immobilien Gutachten Software auch das Erstellen von komplexen Gutachten selbst.

Software für Sachverständige

Der Begriff Sachverständiger:in ist das Synonym von Gutachter:in, somit sind die Anforderungen einer Software für Sachverständiger:innen mit denen für Gutachter:innen deckungs­gleich, siehe dazu den Abschnitt oben. Beide Begriffe sind keine geschützten Berufsbezeichnungen, theore­tisch kann sich jeder als Sachverständiger:in oder Gutachter:in dekla­rieren. Zertifikate, anerkannte Ausbildungen und besonders Ernennungen und öffent­liche Bestellungen trennen die Spreu vom Weizen.

Vergleich von Immobilien Software

Software zur Verwaltung von Immobilien gibt es im Überfluss. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung der Branche wird deren Anzahl weiter steigen. Um die passende Nadel im digitalen Heuhaufen zu finden, ist ein Immobilien Software Vergleich anhand klarer Kriterien unumgänglich. Die unter­schied­lichen Lösungen sind damit leichter einzu­ordnen, in Folge zeigen wir, wie Sie aus einer Vorauswahl die für Sie passende Software finden.

Kriterien zur Auswahl der Immobilien Software:

Funktionsumfang

Digitale Tools für Immobilien-Management verfolgen entweder den Spezialist:innen- oder den Full-Service-Ansatz. Sie sind “one-trick-ponys”, früher sagte man auch “sowje­tisch”: Sie erledigen nur eine Aufgabe, aber dafür perfekt. Oder sie umfassen ein breites Spektrum an Aufgaben. Diese Lösungen sind meist modular, mit aufein­ander aufbau­enden Bausteinen, um weitere Aufgabenbereiche abzudecken.

Doch nicht alle Eigentümer:innen brauchen detail­lierte Standort-Daten oder eine digitale Erfassung ihrer Objekte, um z.B. energe­tische Sanierungsmassnahmen zu simulieren. Deswegen sind die Bedürfnisse der Nutzer:innen entscheidend. Ein Spezialist:innen-Tool wie eine Excel-Vorlage kann für stabile Portfolien ausrei­chend sein. Für wachsende Portfolien ist eine flexibel erwei­terbare Lösung sicherlich die bessere Wahl, besonders in einem dynami­schen Regulierungsumfeld.

Lokale oder Cloud-Lösungen

Immobilien Softwares können lokal instal­liert sein oder als SaaS (Software as a Service) angeboten werden. Die erste Lösung garan­tiert eine höhere Datensicherheit, die zweite einen flexi­bleren Datenzugang und somit eine höhere Portabilität. Allerdings erlauben fortge­schrittene Tools, die Lokalisation der Daten à la carte zu bestimmen. Bei Cloud-Lösungen sollte man zusätzlich auf deren zeitliche Verfügbarkeit achten, auch Uptime genannt.

Datensicherheit und Compliance

Wer den Weg zur Digitalisierung des Immobilienmanagements einschlägt, muss sich der Datensicherheit bewusst sein. Entspricht die Lösung der DSGVO? Bei lokalen Lösungen stellt sich weniger die Frage, bei Cloud-basierten dafür umso mehr: Sind die Server in der EU oder in anderen Teilen der Welt mit weniger strengem Datenschutz? Besonders wenn Online-Tools kostenlos oder vergleichs­weise günstig sind, lohnt sich eine genaue Prüfung. Denn ist ein Produkt gratis, ist meist der Nutzer das Produkt. Zusätzlich müssen Cloud-Lösungen eine so sichere Authentifizierung wie möglich anbieten.

User Experience, Design und Performance

Jede Software hat eine mehr oder weniger steile Lernkurve. Zusätzlich ist die visuelle Gestaltung und die Bedienbarkeit wichtig: Sind die Informationen klar und anschaulich aufbe­reitet? Sind Navigation und Funktionen intel­ligent gestaltet, um eine effiziente und angenehme Arbeit zu gewähr­leisten? Ist ein Training notwendig und gibt es eine gute Dokumentation bzw. Support oder Foren, um Fragen schnell zu beant­worten? Diese Fragen sollten im Vorfeld genau unter­sucht werden, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

Integration und Set-up

Bei der Auswahl einer Software spielt der Zeithorizont, in dem sie verwendbar ist, eine wichtige Rolle. Muss sie lokal instal­liert werden oder ist sie über das Internet zugänglich? Wie aufwändig ist die technische Integration in bestehende Lösungen? Wie leicht ist sie über Schnittstellen an bestehenden Tools andockbar?

Kosten

Lokale Softwares haben oft den Vorteil einer einmal zahlbaren Lizenz, Updates oder die Erhöhung der Nutzer:innen-Anzahl können jedoch zu versteckten Kosten führen. Das Abo-Modell von SaaS-Lösungen bietet zwar eine stets aktuelle Software, deren Kosten müssen aber mit den Produktivitätsgewinnen genau verglichen werden. Denn auf Dauer summieren sich die Kosten eines Abonnements. Ein weiteres Entscheidungsmerkmal: Wie trans­parent gestalten Diensleister:innen ihre Kostenstruktur?

Support, Wartung und Zuverlässigkeit

Arbeitsverhältnisse mit Dienstleister:innen sind mit Beziehungen vergleichbar: Dessen Qualität lässt sich mit der Frage bestimmen, wie schnell Probleme gelöst werden. Bei einfachen Immobilien Softwares wie Excel-Vorlagen ist man meist allein gelassen, was dem Wort Alleinstellungsmerkmal eine neue Bedeutung verleiht.

Professionelle Cloud-Lösungen bieten hingegen einen hochwer­tigen Support an. Dessen Reaktivität hängt vom Support-Plan ab, auch Service-Level-Agreements (SLA) genannt. Neben dem Support ist auf die Aktualisierung der Software zu achten: In welchem Rhythmus erfolgen Updates? Existiert ein Fahrplan zur Entwicklung der Software oder der Behebung etwaiger Fehler? Nicht zuletzt sind bei Cloud-Lösungen die sogenannten Uptime-Zeiten relevant: Diese sollten bei mindestens 99 Prozent liegen.

Social Proof

Um die Qualität einer Immobilien Software zu bestimmen, ist das Feedback von Nutzer:innen oft hilfreicher als Angaben von Anbieter:innen. Wie gut wird die Software auf Vergleichsportalen bewertet? Ist sie dort überhaupt auffindbar? Hier sollten Portale mit Testimonials bevorzugt werden, da Erfahrungsberichte einen besseren Einblick liefern als kommen­tarlose Ratings. Zusätzlich zur digitalen Informationsbeschaffung bieten sich Messen und Branchentreffpunkte an, bei denen sich Erfahrungen von Kolleg:innen gezielt einholen lassen.

Risiko und Verbindlichkeit

Ein weiteres Kriterium ist der Eintrittsaufwand einer Immobilien Software. Nicht nur der finan­zielle Aufwand muss betrachtet werden, sondern auch die Dauer der Installation und die Zeit, bis Mitarbeitende damit umgehen können. Der Zeitpunkt der tatsäch­lichen Nutzbarkeit hängt also von anderen Faktoren als der Software selbst ab.

Auf die Zugänglichkeit einer Software sollte ebenfalls geachtet werden. Wie leicht gestalten Anbieter:innen den Einstieg in ihre Lösung? Erlauben sie eine kostenlose Testphase, um die Software im Alltag zu prüfen? Oder bieten sie nur eine kosten­pflichtige Nutzung, im Worst-Case-Scenario mit Lock-in Verträgen, Installationskosten und techno­lo­gi­schen Infrastruktur-Anpassungen?  

Anbieter und Zukunftsorientierung

Letztlich sind die Anbieter:innen selbst eines der wichtigsten Kriterien. Wie lange bestehen sie schon am Markt? Wie sind sie finan­ziell aufge­stellt? Ist es ein Start-up, das von Investor:innen abhängig ist oder stemmen sie ihr Angebot aus eigener Kraft? Sind deren Referenzen oder Kund:innen überzeugend?

Allerdings sollten Newcomer:innen nicht syste­ma­tisch etablierten Player:innen bevorzugt werden. Denn für tradi­tio­nelle Firmen kann sich das Umsatteln auf Software und digitales Management mitunter schwie­riger gestalten, als für ein grund­sätzlich auf IT ausge­rich­tetes Unternehmen. Hier hilft eine Prüfung der Leistungsfähigkeit des Software-Teams und insbe­sondere ihres Fahrplans zur Weiterentwicklung der Software.

Entscheidungsfindung und Auswahl

Die Basis für die Wahl einer Immobilien Software ist die Analyse des eigenen Bedarfs. Der hängt vom Firmentyp ab: Institutionelle Investor:innen haben andere Bedürfnisse als Immobilien-Fonds oder Halter:innen kleiner Portfolios. Steht der Bedarf fest, lassen sich die wichtigsten Kriterien für den Immobilien Software Vergleich, wie zum Beispiel Funktionsumfang, Lokal/Cloud, Kosten und Support, leichter einordnen.

Wir empfehlen darauf basierend eine engere Auswahl von Anbieter:innen durch­zu­führen. Diese können dann mit einem eigenen Scoring-Modell mit persönlich gewich­teten Faktoren oder einer einfachen Checklist, struk­tu­riert verglichen werden. Das ist natürlich ein gewisser Aufwand, aber die Wahl einer Immobilien Software ist eine wichtige Weichenstellung, die die Zukunft eines Unternehmens massgeblich beein­flusst. Die Entscheidung ist zu wichtig, um allein dem Bauchgefühl überlassen zu werden.

Für einen Einblick in die Real Estate Management Software von Wüest Partner bieten wir einen kosten­losen Beratungstermin an.

Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteur:innen wird durch die Immobilien Software verbessert

Die Software für Immobilientransaktionen muss in der Lage sein, die Akteur:innen bei ihrer kompletten Verwaltung zu unter­stützen. Interner Raum für Mitarbeitende
Neben dem CRM, das die Kundendaten bündelt, haben ausge­wählte Bedienstete und Leitende Zugriff auf Tools, die sie bei ihrer Arbeit unter­stützen.

Interner Raum für Mitarbeitende

Neben dem CRM, das die Kundendaten bündelt, haben ausge­wählte Bedienstete und Leitende Zugriff auf Tools, die sie bei ihrer Arbeit unter­stützen.

Dies können recht­liche und finan­zielle Hilfestellungen sein oder die Bereitstellung von Werbematerialien oder Kontaktinformationen für Partnerunternehmen (Renovierung, Dekoration etc.). Ebenso ist ein gemein­samer Kalender vorhanden.

Automatisiertes und digitales Bericht-System

Es ist normal, dass Immobilienverwalter:innen ihre Kund:innen regel­mässig Bericht erstattet. Diese Aufgabe ist notwendig, gleich­zeitig aber sehr zeitauf­wendig. Viele Immobilien Softwares bieten die Möglichkeit, verschiedene Daten im Zusammenhang mit einer Immobilie zu sammeln, um automa­tisch digitale Berichte zu erstellen und mit den notwen­digen Akteur:innen zu teilen, was Zeit spart und eine bessere Übersicht ermög­licht.

Die Schnittstelle zwischen Eigentümer:innen und Käufer:innen

Es ist möglich, einen digitalen Raum für Interaktionen zwischen Immobilienbesitzenden, Kaufenden, Vermittelnden und weiteren Beteiligten zu schaffen. Über diese Schnittstelle können Sie in Echtzeit alle Aktivitäten verfolgen, wie z. B. durch­ge­führte Besichtigungen, Berichte, durch­ge­führte Verkaufsaktionen, Veröffentlichungen usw.

Digitalisierung und elektronische Signatur ganz ohne Papier

Ob es sich um die Unterzeichnung eines Fernmandats oder den papier­losen Versand von Dokumenten handelt, diese Techniken verbessern sowohl die Leistung der Immobilienmakler:innen, als auch das allge­meine Kundenerlebnis und sparen wertvolle Zeit.

Wie Immobilien Softwares zu Ihrem Kostenersparnis beitragen

Mit der verbes­serten Effizienz wird die Produktivität gesteigert und der Zeitaufwand deutlich gesenkt, was Ihre Kosten reduziert. Kommen wir auf einige Vorteile zu sprechen, die in der Summe eine grosse Veränderung darstellen:

• Verhinderung von betrü­ge­ri­schen Transaktionen
• Automatisierung von manuellen Tätigkeiten und Verringerung von Papiernutzung
• Einfacher Zugriff auf zuver­lässige Daten, von überall aus und zu jederzeit, die in der Zukunft genutzt werden können, um mehr Kundschaft zu gewinnen und die richtigen Entscheidungen zu treffen
• Verbesserung des Kundenerlebnisses und der Kundenbindung, dank der Möglichkeit, mehr Markenbewusstsein zu generieren und Kund:innen eine perso­na­li­sierte Ansprache mit schnellen Reaktionen zu bieten
• Höheres Engagement und Konversionsraten von Kund:innen wie Immobilienbüros, da diese Zugriff auf umfas­sende Marktforschung erhalten
• Enge Beziehungen zur Kundschaft pflegen mit optimierten Kommunikations- und Marketingkanäle
• Verbessere Organisation, da jedes Teammitglied ein eigenes Konto erstellen kann für die jewei­ligen Tätigkeiten, wie z.B. Besichtigungen
• Wettbewerbsvorteile erringen durch die Integration und Anwendung der neuesten Technologien, Immobilienbewertungen, Chatbots und Online-Miet-Assistenten sind nur einige Beispiele dafür, wie KI in Immobilien Softwares integriert werden kann

Trends von Immobilien Softwares

Auf dem Markt zeigen sich derzeit verschiedene Trends im Hinblick auf Immobilien Softwares, die durch die schnelle techno­lo­gische Entwicklungen derzeit und in naher Zukunft eintreten werden.

Cloud

Die Cloud wird für Immobilienunternehmen immer mehr zur Normalität. So sind bereits knapp 6 von 10 Immobilien Softwares cloud­ba­siert, Tendenz steigend. Dies ist auf die verschie­denen Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, Skalierbarkeit und Echtzeitzugriff zurück­zu­führen.

Automatisierung

Die Automatisierung ist ein weiterer Trend in der allge­meinen Immobilienbranche und so führen viele Unternehmen Automatisierungsfunktionen wie Datenverarbeitung, E‑Mail-Kontakt und Online-Chats in ihre Software ein. Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und spart Zeit, die für andere Aufgaben genutzt werden kann, z. B. für Kundengespräche und Immobilienbesichtigungen.

Smartphone-Apps

Digitale Mobilität ist heute der Schlüssel zum Erfolg von vielen Branchen. Mit mobilen Apps können Nutzer:innen von unterwegs auf Immobilien-Details zugreifen und Geschäfte schneller abschliessen. Viele Anbieter:innen von Immobilien Softwares haben deshalb bereits damit begonnen, solche Apps mit ihren Kernlösungen anzubieten, und weitere Firmen werden in den kommenden Jahren nachziehen.

6 praktische Gründe, warum Sie eine Immobilien Software verwenden sollten

Die meisten Immobilien Softwares sind zwar nicht kostenlos verfügbar, aller­dings rentieren sich die Kosten von führenden digitalen Lösungen sehr schnell. Das ist vor allem auf die folgenden Vorteile zurück­zu­führen:

1. Kosten- und Zeiteinsparung dank Digitalisierung und automa­ti­sierter Prozesse
2. Die digitale Übersicht des Portfolios ist jederzeit aufrufbar
3. Die Simulation und Analyse von verschie­denen Szenarien, zum Beispiel von Marktveränderungen oder Massnahmen zur CO2 Verringerung, kann damit schneller, effizi­enter und genauer durch­ge­führt werden
4. Menschliche und künst­liche Intelligenz werden verbunden und mit Marktdaten ergänzt, um fundierte Entscheidungen zu treffen
5. Modulare Immobilien Softwares können leicht und flexible an den Bedarf der Nutzer angepassen werden
6. Die Kundengewinnung und ‑bindung sowie das Kundenerlebnis werden dank Anwendung der neuesten Technologien wesentlich verbessert, wodurch ein höherer Umsatz und Profit erzielt werden kann

Wüest Dimensions Die führende Real Estate Management Plattform

Wüest Dimensions ist die umfas­sende digitale Lösung für profes­sio­nelles Real Estate Management. Aktives Asset‑, Portfolio- und Risikomanagement, Bewertung, Performance- und Nachhaltigkeitsanalysen sowie Bauprozesse, Accounting, Controlling und Steuerthemen, kombi­niert mit umfas­senden Markt- und Standortinformationen, Benchmarks, Ratings und Machine Learning.

• 300 Mrd. EUR Assets under Management
• 550 Firmen und 10.000 User
• 20 Mio Webserviceanfragen pro Monat

Modulare Anwendungen von Wüest Dimensions

• Bewertung & Analyse
• Markt- und Standortinformationen
• Asset und Portfolio Management
• Risiko Management und Nachhaltigkeit
• Bau und Entwicklung
• Accounting & Controlling
• Fondsmanagement
• Transaktions Management
• Auftragsmanager

Wüest Dimensions auf einen Blick