Wie man die beste Property Management Software wählt

Inhalts­ver­zeichnis

• Was ist eine Property Management Software
• Welche Arten von Property Management Software gibt es?
• Wie viel kostet eine Property Management Software?
• Die Wahl der richtigen Property Management Software
• Outro: Property Management Software sichern den Weg in die Zukunft

Egal wie man darüber denkt, Digita­li­sierung ist in unserem Alltag allge­gen­wärtig. Auch wenn die meisten Wirtschafts­zweige seit Jahrzehnten auf den Zug aufge­sprungen sind, so hinkt die Immobi­li­en­branche diesem Trend hinterher: Digitale Lösungen für die Immobi­li­en­ver­waltung boomen erst seit wenigen Jahren. In diesem Artikel zeigen wir deren Vorteile und konzen­trieren uns auf eine Kategorie davon, die Property Management Software.

Was ist eine Property Management Software

Unser analoger Alltag besteht zum Teil aus identi­schen Aufgaben, die wir immer wieder erledigen müssen. Die Verwaltung von Immobilien ist da keine Ausnahme, im Gegenteil: Sie besteht aus überwiegend wieder­keh­renden Tätig­keiten. Genau dafür ist eine Property Management Software (PMS) eine wertvolle Hilfe: Dank der Automa­ti­sierung von Prozessen erlaubt sie, alles Wieder­keh­rende zu beschleu­nigen. Dazu gehören die Kernauf­gaben der Immobi­li­en­ver­waltung, wie das Mietver­trags­ma­nagement, die Buchhaltung, die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung, die Instand­haltung und die Kommu­ni­kation mit Mieter:innen und Eigentümer:innen.

Wie eingangs erwähnt und das obige Bild zeigt, lassen sich Immobi­li­en­soft­wares allgemein in vier Haupt­ka­te­gorien einteilen. Ganz oben stehen digitale Real Estate Lösungen für strate­gische Aufgaben wie das Investment Management. Eine PMS hingegen begrenzt sich auf den opera­tiven Teil des Immobi­li­en­ma­nage­ments, das heißt haupt­sächlich die Verwaltung des Gebäudes selbst. Dadurch unter­scheidet sich eine PMS von Asset oder Portfolio Management Softwares.

Aller­dings ist das Property Management eng mit dem Asset Management verbunden, da Entschei­dungen über die Qualität der Gebäu­de­ver­waltung von Asset Manager:innen getroffen werden. Bestes Beispiel dafür sind Entschei­dungen über Aufwer­tungen einer Anlage: Diese wird das Asset Management treffen und das Property Management wird sie lediglich ausführen. Zum besseren Verständnis stellen wir die Aufgaben des Property und Asset Manage­ments nachstehend gegenüber:

Mit Management Software die Immobi­li­en­ver­waltung optimieren

Gleich­zeitig kann eine PMS nicht nur Arbeit bei der Verwaltung abnehmen, sondern diese erheblich verbessern. Da alles Wieder­keh­rende schneller erledigt wird, entstehen Freiräume, um sich auf die Optimierung der Immobilie zu konzen­trieren.

Hier eine Auswahl der Verbes­se­rungs­mög­lich­keiten die eine Property Management Software ermög­licht:

• Die vertiefte Analyse der Geldflüsse, also der Einnahmen- und Kosten­struktur, um Ertrag und Rendite besser zu verstehen
• Instandhaltungs- und Repara­tur­ar­beiten lassen sich effizi­enter planen und aufein­ander abstimmen
• Einspar­po­ten­ziale lassen sich leichter als mit analogen Methoden identi­fi­zieren
• Die genauere Erfassung des Energie­ver­brauchs, eine der am stärksten schwan­kenden Kosten, erlaubt eine bessere Analyse und Optimierung

• Unter­stützung bei der Errei­chung der Klima­neu­tra­lität

Eine gute Property Management Software sollte den gesamten Lebens­zyklus einer Immobilie und somit alle anfal­lenden Aufgaben abdecken. Besonders bei der aktuell größten Heraus­for­derung der Immobi­li­en­branche muss sie helfen können: die Klima­neu­tra­lität.

Property Management Software unter­stützt die Dekar­bo­ni­sierung

Um die Klima­neu­tra­lität bis 2045 zu erreichen, müssen die meisten Gebäude energe­tisch saniert werden. Die detail­lierte und umfas­sende Objekt-Kenntnis, die eine Property Management Software ermög­licht, senkt diese Hürde. Nur ein Beispiel: Um das Einspa­rungs­po­tential der CO2-Emissionen und Heizkosten einzu­schätzen, muss der Energie­ver­brauch genau­estens bekannt sein. Idealer­weise braucht es nicht einen halben Tag, um den Verbrauch und die Kosten der letzten Jahre zu ermitteln, sondern nur einen Knopf­druck, um ein detail­liertes Reporting zu erhalten. Somit lässt sich sagen: Die Nutzung einer PMS ist der erste Schritt, um Immobilien ins digitale Zeitalter zu führen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Nachhal­tigkeit von Immobilien hier: ESG Immobilien – Nachhaltige Inves­ti­tionen auf dem Immobi­li­en­markt

Welche Arten von Property Management Software gibt es?

Gebäude gibt es in allen Größen, Arten und Nutzungen. Eine Software sollte sich genau­estens an die Immobilien und Bedürf­nisse der Verwalter:innen anpassen – und nicht umgekehrt. Deswegen wird Property Management Software meistens für die verschie­denen Bereiche der Immobi­li­en­branche angepasst, vom Wohnbe­reich, über Gewer­be­ob­jekte bis hin zu Spezi­al­im­mo­bilien wie z.B. Freizeit­ge­bäude oder Flughäfen. Dabei lassen sich die Anwen­dungen unter­schiedlich katego­ri­sieren. Nachstehend haben wir sie nach Art der Liegen­schaft, Funktion und Kosten geordnet.

Property Management Software nach Liegen­schaften

Was für eine Art Gebäude wird verwaltet? Ist es der häufigste Typ, Wohnim­mo­bilien oder handelt es sich um Büros, Hotels oder Ferien­ob­jekte? Auch in diesen Kategorien gibt es Unter­gruppen: Wohnim­mo­bilien können Einheiten in Mehrfa­mi­li­en­häusern sein oder in Studen­ten­heimen. Ferien­ob­jekte sind vielleicht Bungalows eines Tourismus-Resorts oder über eine Stadt verstreute Wohnungen, die über Airbnb mietbar sind. Hier eine kurze Übersicht der dafür existie­renden Property Management Softwares, die an die jewei­ligen Anfor­de­rungen angepasst sind.

Wohnim­mo­bilien: der größte Markt für Property Management Software

Mit 21 Millionen Mietwoh­nungen ist dieser Typ der häufigste in Deutschland und somit der größte Markt für Property Management Softwares. Hier sind das Mietver­trags­ma­nagement, die Kontrolle der Mietzah­lungen, die Planung der Instand­hal­tungen, die rasche Bearbeitung von Repara­turen und die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung die wichtigsten Funktionen. Neben diesen Kernauf­gaben ist der Sinn einer Property Management Software genau den Geldfluss zu überwachen, um Cash-Flow, Ertrag und Rendite der Immobilie immer im Blick zu behalten. Gleich­zeitig werden durch das viel genauere Monitoring der Kosten leichter als mit analogen Methoden Poten­tiale der Optimierung erkennbar. 

Hotel Property Management Software

Mit rund 450 Millionen Übernach­tungen pro Jahr in 1,8 Millionen Betten (Zahlen von 2022) ist die Ausgangslage von Hotels in Deutschland eine ganz andere als bei Wohnim­mo­bilien. Frequenz und Anzahl der Vermie­tungen ist um ein Vielfaches höher, genau wie die Nutzungs­in­ten­sität. Das hat unmit­telbare Folgen für die Abnutzung und Kosten. Gleich­zeitig sind Funktionen wie Betriebs­kos­ten­ab­rech­nungen und Mahnwesen irrelevant. All das muss eine Property Management Software für Hotels berück­sich­tigen. Eine Umfrage unter 6.000 Hotelbetreiber:innen ergab diese Liste der belieb­testen 11 Hotel Property Management Softwares.

Vacation Rental Property Management Software (Ferien­wohnung Management Software)

Die meisten Eigentümer:innen von Ferien­woh­nungen haben nur wenige Einheiten zu verwalten. Die größten Heraus­for­de­rungen des Geschäfts mit Kurzzeit­mieten und gleich­zeitig die Anfor­de­rungen an eine dezidierte PMS sind: Verfüg­bar­keiten klar kommu­ni­zieren, Schlüs­sel­übergabe und Check-In, Reinigung und Beschwer­de­ma­nagement.

Die wohl bekann­teste Software für die Vermietung von Ferien­woh­nungen ist sicherlich Airbnb: Im Back-End verfügen Vermieter:innen über alle nötigen Funktionen zur Verwaltung ihrer Objekte. Aller­dings gibt es mittler­weile eine ganze Reihe alter­native PMS für die Vermietung von Ferien­woh­nungen, wie dieses Best-of zeigt.

Property Management Software für Studen­ten­wohn­heime

Obwohl es sich um ein klassi­sches Mietge­schäft mit mittel­fris­tiger Dauer handelt, stehen Vermieter:innen von Wohnheimen aufgrund des Alters und der finan­zi­ellen Situation von Student:innen vor beson­deren Heraus­for­de­rungen. Abnutzung und Verschleiß der Objekte sind inten­siver, die Anzahl der Besucher:innen wird höher als bei Mietwoh­nungen sein und sehr wahrscheinlich wird es häufiger Feste geben.

Das Einkommen von Student:innen ist meistens geringer als das von Arbeits­tä­tigen, was eventuell zu Zahlungs­schwie­rig­keiten führen kann, besonders bei schwan­kenden Energie­preisen. Dennoch bestehen bei der Verwaltung von Studen­ten­wohn­heimen ausrei­chend Paral­lelen zu Wohnim­mo­bilien. Etablierte Property Management Softwares bieten daher oft Varianten für Studen­ten­wohn­heime an. Hier eine Übersicht der am meisten genutzten Lösungen.

Die Funktionen von Property Management Software

Einige der Funktionen einer PMS-Lösung wurden schon erwähnt, in diesem Abschnitt gehen wir genauer auf die wichtigsten ein: Vertrags­ma­nagement, CRM oder Customer Relati­onship Management, sowie die speziell für Immobi­li­en­pro­zesse ausge­richtete Finanz­buch­haltung.

Vertrags­ma­nagement Property Management Software

Bei der Vermietung von Wohnein­heiten sind die meisten Verträge standar­di­siert, doch auch hier beschleunigt eine PMS den Arbeits­aufwand erheblich. Allein durch die einmalige Eingabe der Daten von Mieter:innen werden alle weiteren Prozesse beschleunigt. Gewer­be­miet­ver­träge fallen meistens komplexer aus, deswegen müssen alle Sonder­kon­di­tionen in einer Software darstellbar sein.

CRM Property Management Software

Kommu­ni­kation mit Mieter:innen wird durch das Kundenbeziehungs-Management Tool einer PMS erleichtert. Neben der Hinter­legung der Daten und der Kontakt­his­torie lassen sich Anschreiben, Termine und sogar Anrufe per Mausklick erledigen. Alle diese Angaben sind teamüber­greifend verfügbar, was besonders im Falle eines Perso­nal­wechsels wertvoll ist. Auch der Kontakt zu Eigentümer:innen lässt sich dank eines CRM leichter abwickeln.

Accounting Property Management Software (PMS für die Buchhaltung)

Die Königs­funktion einer PMS ist die auf Immobi­li­en­pro­zesse zugeschnittene Objekt-Buchhaltung. Mietzah­lungen sind besser kontrol­lierbar, die Kontierung von Rechnungen ist einfacher, die manuelle Zuordnung von Zahlungen entfällt fast vollständig. Das verringert den Aufwand des Mahnwesens, des Reportings, der Steuer- und Betriebs­kos­ten­ab­rechnung. Auch Sonder­fälle wie die Jahres­ab­rechnung einer Wohnungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft werden in der Regel von PMS-Lösungen abgedeckt. Relevante Kennzahlen wie Cash-Flow und Rendite lassen sich schneller ermitteln – und diese den überge­ord­neten Ebenen des Asset- und Portfolio-Managements leichter zur Verfügung stellen.

Maintenance Property Management Software (PMS für die Instand­haltung)

Eine PMS erlaubt, die vielen Wartungs­pro­zesse einer Immobilie in ein richtiges Instand­hal­tungs­system zu verwandeln. Verwalter:innen können dieses je nach Objekt unter­schiedlich gestalten. Auch hier werden Einspa­rungs­po­ten­tiale besser identi­fi­ziert, wie etwa durch die termin­liche Zusam­men­legung von Vorgängen oder die Umstruk­tu­rierung der Dienst­leis­tungen. Auch die Erfassung von Zähler­ständen, die Überwa­chung der Wartungen und der Zahlungs­verkehr sind einfacher durch­zu­führen.

Inspection Property Management Software (PMS für die Gebäu­de­er­fassung)

Nicht alle PMS erlauben die digitale Erfassung von Gebäuden. Diese ist jedoch relevant, besonders um die zu erwart­baren Repara­turen und Instand­hal­tungen besser einzu­schätzen. Wenn eine solche Erfassung nicht im PMS integriert ist, bieten manche Anbieter:innen Zusatz­module, um Immobilien von der Hülle bis zur Technik digital abzubilden. Ein Beispiel dafür ist Wüest Visits von Wüest Partner: Damit können auch Nicht-Fachleute ein Objekt digital erfassen und die struk­tu­riert erhobenen Daten in das PMS überspielen.

Möchten Sie Ihre Immobilien nicht nur digital erfassen, sondern auch mithilfe von digitalen Lösungen bewerten? Dann lesen Sie mehr über unsere Immobi­li­en­be­wertung Software.

ERP Property Management Software und Integration

Eine wichtige Frage bei Property Management Software ist, ob es sich in schon bestehende Lösungen integrieren lässt und Schnitt­stellen zu anderen Systemen anbietet. Eine häufig genutzte Lösung sind umfas­sende ERP-Systeme wie z.B. SAP. Es kann sich jedoch auch um kleinere Lösungen handeln, wie eine Dokument Management Software, die seit Jahren in einem Unter­nehmen verwendet wird. Eine zeitgemäße PMS, die selbst eine Form von ERP-System darstellt, muss Schnitt­stellen zu schon bestehenden Lösungen anbieten. Hier muss es sich nicht ausschließlich um eine der eigenen Firma handeln: So können moderne PMS mit ERP-Systemen von Dienstleister:innen verbunden sein, wie mit Wasser­be­trieben oder Energielieferant:innen.

Kostenlose und ‑pflichtige Property Management Software

Bei Property Management Software überwiegen die kommer­zi­ellen Anbieter:innen. In den letzten Jahren sind sie zu einem schnell wachsenden Wirtschafts­zweig geworden, dem sogenannten Prop Tech. Laut der Beratungs­firma Global Insights stellte dieser Sektor 2023 weltweit ein Volumen von 27 Milli­arden US-Dollar dar, 2032 soll er sich mit 92 Milli­arden mehr als verdrei­fachen.

Daneben existieren auch kostenlose Property Management Lösungen, die von einfachen Excel-Vorlagen bis zu umfang­reichen Web Apps reichen. Die häufigsten Free oder Open Source PMS sind jedoch für die Verwaltung von Hotels. Die Entscheidung, ob eine kostenlose oder ‑pflichtige Lösung genutzt wird, hängt in erster Linie vom Typ und der Menge der verwal­teten Objekten ab.

Free Property Management Software: Eine Frage der Größe

Für Eigentümer:innen mit einer Handvoll Wohnungen oder Ferien­ob­jekten kann eine kostenlose Lösung durchaus reichen. Für Halter:innen von mehreren Hundert oder Tausend Objekten ist eine kommer­zielle Lösung sicherlich empfeh­lens­werter: Software und Techno­logie entwi­ckeln sich rasant, und auch die Bestim­mungen in der Immobi­li­en­branche sind äußerst dynamisch und je nach Land unter­schiedlich. Um Schritt zu halten, sind Teams von einer gewissen Größe und Stabi­lität notwendig. Dennoch lohnt sich ein Blick auf Open Source Property Management Softwares: Hier ein Artikel über fünf Lösungen, die besonders im angel­säch­si­schen Raum verbreitet sind.

Wie viel kostet eine Property Management Software?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beant­worten, die Kosten hängen von einer Reihe Faktoren ab. Von der Menge an verwal­teten Immobilien, vom Umfang und der Perso­na­li­sierung der Funktionen, der Anzahl der Nutzer:innen, dem gewünschten Support­level und nicht zuletzt, ob es sich um eine Cloud oder eine lokale Lösung handelt. Dadurch entstehen unter­schied­liche Imple­men­tie­rungs­zeiten und ‑kosten. Schulungen zum Erlernen der neuen Lösung führt zu weiteren direkten Kosten. Aber auch indirekte Kosten entstehen: Es wird eine gewisse Zeit brauchen, bis die Nutzer:innen die Lösung beherr­schen.

Die überwie­gende Mehrheit der Property Management Software Anbieter:innen nutzen ein Abo-Modell, auch wenn es sich nicht um eine Cloud-Lösung handelt. Das kann bei einer geringen Menge an Objekten bei ein paar Hundert Euro pro Monat beginnen, für größere Portfolien ist mit Summen von mehreren Tausend zu rechnen. Natürlich bestehen immer noch Lösungen, die mit Lizenzen arbeiten, doch laut Branchen-Expert:innen ist dies ein Auslauf­modell.

Eine verläss­liche Angabe zu den Kosten lässt sich nur durch eine Beratung erhalten, die PMS-Plattformen anbieten. Dabei lässt sich auch feststellen, welcher Funkti­ons­umfang und eventuelle Anpas­sungen für die jewei­ligen Kund:innen sinnvoll sind.

Erfahren Sie mehr über die Property Management Lösung von Wüest Partner

Die Wahl der richtigen Property Management Software

Drei Schritte sind notwendig, um aus den vielen Anbieter:innen von Property Management Software die passende zu finden: Wo steht die Firma/Nutzer:in und welche Ziele bestehen, was sind die Erwar­tungen an die Lösung und wie wird ein Matrix erstellt, um aus einer engeren Auswahl die passende Lösung zu finden.

1. Schritt: Wo steht die Firma und welche Ziele hat sie?

Es mag nach einer Binsen­weisheit klingen, aber erstens sollte die Firma sich selbst und ihre Ziele kennen: Wieviele Objekte sollen verwaltet werden? Um welche Art handelt es sich: Wohn‑, Gewerbe‑, Spezi­al­im­mo­bilien? Ist das Portfolio auf ein Land oder einen bestimmten Markt begrenzt? Was ist die strate­gische Ausrichtung: Liegt der Fokus auf der Steigerung des Ertrags und der Rendite, auf einer Expansion oder auf der Errei­chung der Klima­neu­tra­lität? Oder alle drei? Und nicht zuletzt: Wie IT-affin ist das Personal?

2. Schritt: Erwar­tungen an die Lösung

In einem zweiten Schritt sollten zukünftige Kund:innen sich Gedanken machen, was sie von einer Property Management Software erwarten. Soll sie nur die aktuell genutzten Prozesse digital abbilden oder soll sie das Portfolio auf die kommenden Heraus­for­de­rungen vorbe­reiten? Allen voran sei hier das Ziel einer dekar­bo­ni­sierten Immobi­li­en­branche genannt, wobei eine Property Management Software eine wertvolle Hilfe leisten kann.

3. Schritt: Eine Matrix für eine engere Auswahl

Drittens sollten einige Anbieter:innen in eine engere Auswahl genommen werden. Hierbei können drei Fragen den Wald an Möglich­keiten ausdünnen:

• Kostenlos oder kommer­ziell? Wird eine kostenlose oder eine kommer­zielle Lösung bevorzugt? Bei einer Free oder Open Source Software ist die Menge an Anbieter:innen begrenzt, was die Wahl durchaus erleichtert.
• Lokal oder inter­na­tional? Wird zu einer kommer­zi­ellen Lösung tendiert, ist die Frage, ob die Anbieter:innen aus dem eigenen Markt stammen sollen oder ob die Zusam­men­arbeit mit einer auslän­di­schen Firma denkbar ist. Bei lokalen Anbieter:innen sind Sprach­bar­rieren und Erreich­barkeit nicht zu erwarten, aller­dings können sie den Anfor­de­rungen eines inter­na­tio­nalen Portfolios nicht gewachsen sein.
• Wer sind die Kund:innen? Bei Tech-Firmen spielt das Alter des Unter­nehmens keine Rolle mehr. Ein taufri­sches Start-Up kann eine mittel­mäßige Lösung anbieten und ehrwürdige Immobilien-Dienstleister:innen vielleicht ein leistungs­fä­higes IT-Team aufgebaut haben. Das verläss­lichste Merkmal, um die Nadel im Heuhaufen zu finden, sind die Kund:innen, die eine Lösung nutzen. Noch dazu, wenn sie der eigenen Firma ähneln.

Matrix für die PMS-Auswahl erstellen

Nach diesem groben Einkreisen der Anbieter:innen ist eine einfache Matrix zu empfehlen. Hier ein Vorschlag einer Liste an Kriterien, die sich natürlich je nach Bedarf ändern oder erweitern lässt.

Scoring und Auswahl der Property Management Software

Damit eine Shortlist nicht zu unüber­sichtlich wird, besteht sie in der Regel aus zwei bis fünf Lösungen. Sie bildet eine Entschei­dungs­grundlage, besonders für Personen, die sich vielleicht nicht intensiv mit dem Thema beschäftigt haben. Daher sollte bei der Erstellung einer solchen Matrix niemals die Verständ­lichkeit aus den Augen verloren werden.

Das Scoring kann ein Schul­no­ten­system sein oder Skalen von 1 bis 10 oder 0 bis 100. Ein numeri­sches System hat den Vorteil, dass damit Gesamt­scores, auch bei einem gewich­teten Bewer­tungs­modell, einfach berechnet werden können. Die Gewichtung der Funktionen wird idealer­weise mit der Gruppe der zukünf­tigen Nutzer:innen besprochen. Hier ist ein Online-Formular denkbar, in welchem der Nutzer­kreis seine Präfe­renzen hinterlegt.

Die Wahl einer Property Management Software ist eine richtungs­wei­sende Entscheidung, die viele Mitarbeiter:innen betrifft und zum Teil auch die Entwicklung eines Unter­nehmens beein­flusst. Deswegen sollte die Entscheidung für die eine oder andere Lösung möglichst breit mitge­tragen werden.

Outro: Property Management Software sichern den Weg in die Zukunft

Egal wie über Digita­li­sierung gedacht wird: Einige der Heraus­for­de­rungen der Immobi­li­en­branche sind laut Expert:innen ohne Software nicht zu meistern. Die Digita­li­sierung ist demnach aus der Immobi­li­en­branche nicht mehr wegzu­denken, an erster Stelle der Heraus­for­de­rungen sei die Dekar­bo­ni­sierung genannt.

Die Möglich­keiten, diese zu erreichen, sind so vielfältig und die verschie­denen Optionen so daten­lastig, dass eine verläss­liche Orien­tierung ohne digitale Unter­stützung schwer zu erreichen ist. Dies gilt umso mehr, je größer die verwal­teten Bestände sind. Eine Property Management Software ist der erste Schritt in diese Richtung.

Bei allem Für und Wider sollte nicht vergessen werden, dass Digita­li­sierung die Arbeit deutlich erleichtert und effizi­enter gestaltet. Wer als Verwalter:in von Immobilien die Vorzüge einer guten digitalen Lösung erlebt hat, will auf sie nicht mehr verzichten. Sobald KI integraler Bestandteil von Property Management Software Lösungen ist, wird dies noch mehr der Fall sein. 

Erfahren Sie mehr über die digitalen Lösungen von Wüest Partner und wie diese Ihnen bei der Dekar­bo­ni­sierung Ihres Portfolios helfen können.

Kontakt­per­sonen für Deutschland und die Schweiz

Kurt Wilde
Manager Sales

E‑Mail an Kurt Wilde
+49 30 2576087 21

Alain Chaney
Partner

E‑Mail an Alain Chaney
+41 31 300 73 02

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