Le nouvel enjeu de l’immobilier tertiaire : l’optimisation des surfaces de bureaux

L’immo­bilier tertiaire est en pleine évolution, conju­guant travail, confort et plaisir pour répondre aux attentes des nouvelles généra­tions et à l’essor du télétravail. Il est donc indis­pen­sable de redéployer straté­gi­quement les environ­ne­ments de travail tradi­tionnels. De nombreux acteurs doivent ainsi relever des défis comme l’adap­tation des espaces à une utili­sation variable et la gestion optimisée d’un vaste patri­moine immobilier.

Accroître la valeur d’actifs tertiaires grâce à une meilleure connais­sance des flux utili­sa­teurs 

Les bâtiments tertiaires ne sont plus de simples espaces fonctionnels. Désormais, ils aspirent à devenir de véritables lieux de vie, en alliant activité profes­sion­nelle, bien-être et plaisir. Ce changement est influencé par l’essor du télétravail et l’évo­lution des attentes profes­sion­nelles, en parti­culier chez les nouvelles généra­tions en quête de flexi­bilité.

Dans cette perspective, les sociétés et les concep­teurs urbains repensent la création des espaces profes­sionnels pour qu’ils se métamor­phosent en hubs de vie compa­rables aux centres commer­ciaux actuels, proposant une expérience stimu­lante.

Pour relever les nouveaux défis liés à l’évolution du marché, les bâtiments tertiaires doivent dorénavant s’har­mo­niser avec leur cadre urbain, facilitant une inter­action perma­nente avec l’exté­rieur et dépassant les horaires de bureau classiques. Cependant, cette ouverture soulève la question de la protection de la confi­den­tialité et de la sécurité des données de l’entre­prise. La gestion intel­li­gente des espaces de travail est essen­tielle pour accroître la produc­tivité et l’enga­gement des employés.

Afin d’illustrer l’effi­cacité d’une gestion des espaces basée sur les données, nous avons recueilli le témoi­gnage de la SNCF, un utili­sateur majeur et de Technis une entre­prise spécia­lisée dans l’opti­mi­sation des espaces de travail grâce aux données, dont la solution a été mise en œuvre par la SNCF dans le bâtiment Rimbaud sur son Campus de Saint-Denis.

Selon Frédéric Goupil de Bouillé, Directeur exécutif méthodes et qualité chez SNCF, « Pour les espaces tertiaires à usage de bureaux, nous constatons une sous-utilisation signi­fi­cative. Cette situation s’est accentuée depuis la pandémie, en grande partie due à l’introduction du télétravail, qui offre plus de flexi­bilité dans l’usage des bureaux. En moyenne, le télétravail est pratiqué 2 jours par semaine, entraînant une réduction d’utilisation des bureaux de 40% par rapport à 2019. Sur une semaine typique, l’usage des immeubles a diminué de 40 à 50%, avec une occupation journa­lière ne dépassant jamais 60%. »

« Bien qu’il y ait une sous fréquen­tation des bureaux, nous observons également un manque d’espaces de convi­vialité ou de salles de réunion. Il est donc essentiel de favoriser et développer des espaces d’échange, tant pour les petits groupes que pour les besoins indivi­duels de téléphonie, tout en réduisant les espaces indivi­duels au profit de zones commu­nau­taires – ce qui a été une des lignes de force de notre stratégie tertiaire déployée depuis 2022. »

Les diffé­rents leviers d’optimisation des espaces

Diffé­rents leviers sont à dispo­sition pour améliorer l’uti­li­sation des espaces :

— Réamé­na­gement des lieux : modifier et réinventer les lieux actuels pour répondre plus effica­cement aux besoins actuels et futurs des employés, tout en favorisant des environ­ne­ments de travail plus adaptables et colla­bo­ratifs.

—  Diminution des super­ficies : en évaluant en perma­nence la surface réelle néces­saire pour la réali­sation des opéra­tions, cherchant à optimiser les espaces inuti­lisés sans nuire à l’effi­cacité du travail.

—  Mutua­li­sation : encou­rager le partage des espaces entre plusieurs divisions ou sociétés, afin d’optimiser l’uti­li­sation des espaces dispo­nibles et stimuler les échanges vecteurs d’innovation.

— Refac­tu­ration interne : instaurer un mécanisme de refac­tu­ration basé sur l’occupation réelle des espaces pour réviser le modèle écono­mique et inciter les divers services à exploiter les lieux de manière plus efficace, en les rendant respon­sables des coûts. Il s’agit ici de sensi­bi­liser tant sur l’aspect financier que sur l’empreinte carbone des espaces non utilisés.

— Modèle de valori­sation : étudier de nouvelles approches écono­miques permettant d’optimiser les espaces éventuel­lement en incor­porant des concepts de coworking qui pourraient rendre nos instal­la­tions acces­sibles à un public plus large.

L’ensemble de ces approches sont cruciales pour permettre de réagir de manière flexible aux évolu­tions des modes de travail et à l’émergence des nouveaux besoins des employés, tout en maximisant l’uti­li­sation du patri­moine immobilier.

L’importance de la gestion straté­gique des données

Bien que la flexi­bilité soit en augmen­tation, le bureau demeure un lieu essentiel pour de nombreux colla­bo­ra­teurs, agissant comme un centre de colla­bo­ration, d’appren­tissage et d’échange d’expé­riences. Toutefois, cela exige de revoir la fonction­nalité et l’opti­mi­sation des espaces afin de satis­faire ces besoins de convi­vialité.

Chez Technis, spécia­lisée dans la collecte, l’analyse, et la resti­tution des données en outils décisionnels efficaces afin de répondre préci­sément aux besoins en constante évolution des entre­prises et de leurs employés. La société spécia­lisée dans la data a notamment travaillé sur un projet pilote de la SNCF, dans le cadre duquel elle s’est concentrée sur 3 principaux objectifs : étude du taux d’occupation des bureaux, identi­fi­cation des zones les plus fréquentées, et réallo­cation des surfaces visant à rendre plus adaptées à l’utilisation actuelle. Ce projet avait pour objectif d’inciter les colla­bo­ra­teurs à venir plus souvent au bureau, de renforcer l’identité de l’entre­prise, tout en optimisant l’uti­li­sation des espaces pour diminuer les coûts et en fidélisant les employés autour d’une marque employeur forte, reflétée dans l’agen­cement et les dispo­sitifs mis à dispo­sition.

Selon Stéphanie Montassier, Direc­trice du Dévelop­pement chez Technis, « l’analyse des données a une influence certaine sur le bien-être des employés. Un espace de travail bien conçu et adapté aux besoins des employés augmente leur satis­faction et leur rétention. Ce n’est pas seulement une question d’espace, mais aussi de créer un environ­nement qui soutient la cohésion et la recon­nais­sance. »

« Notre approche, tout en respectant les normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), étend l’analyse des données des espaces extérieurs jusqu’au cœur des bureaux. En colla­bo­ration avec la SNCF, nous avons démontré que la gestion straté­gique des données peut trans­former les espaces de travail en environ­ne­ments dynamiques et adaptatifs, offrant des avantages signi­fi­catifs pour l’entreprise et ses employés. »

Pour conclure, l’optimisation des surfaces de bureaux dans l’immo­bilier tertiaire est essen­tielle pour répondre aux évolu­tions du marché du travail. Les entre­prises doivent repenser leurs espaces en les rendant plus flexibles et colla­bo­ratifs, tout en intégrant des solutions basées sur les données pour maximiser l’effi­cacité et le bien-être des employés. Des projets concrets, comme ceux de la SNCF, montrent comment une gestion intel­li­gente des espaces peut trans­former les environ­ne­ments de travail en hubs dynamiques, répondant aux nouveaux besoins des employés et des entre­prises.