Le nouvel enjeu de l’immobilier tertiaire : l’optimisation des surfaces de bureaux

L’immobilier tertiaire est en pleine évolution, conjuguant travail, confort et plaisir pour répondre aux attentes des nouvelles générations et à l’essor du télétravail. Il est donc indispensable de redéployer stratégiquement les environnements de travail traditionnels. De nombreux acteurs doivent ainsi relever des défis comme l’adaptation des espaces à une utilisation variable et la gestion optimisée d’un vaste patrimoine immobilier.

Accroître la valeur d’actifs tertiaires grâce à une meilleure connaissance des flux utilisateurs 

Les bâtiments tertiaires ne sont plus de simples espaces fonctionnels. Désormais, ils aspirent à devenir de véritables lieux de vie, en alliant activité professionnelle, bien-être et plaisir. Ce changement est influencé par l’essor du télétravail et l’évolution des attentes professionnelles, en particulier chez les nouvelles générations en quête de flexibilité.

Dans cette perspective, les sociétés et les concepteurs urbains repensent la création des espaces professionnels pour qu’ils se métamorphosent en hubs de vie comparables aux centres commerciaux actuels, proposant une expérience stimulante.

Pour relever les nouveaux défis liés à l’évolution du marché, les bâtiments tertiaires doivent dorénavant s’harmoniser avec leur cadre urbain, facilitant une interaction permanente avec l’extérieur et dépassant les horaires de bureau classiques. Cependant, cette ouverture soulève la question de la protection de la confidentialité et de la sécurité des données de l’entreprise. La gestion intelligente des espaces de travail est essentielle pour accroître la productivité et l’engagement des employés.

Afin d’illustrer l’efficacité d’une gestion des espaces basée sur les données, nous avons recueilli le témoignage de la SNCF, un utilisateur majeur et de Technis une entreprise spécialisée dans l’optimisation des espaces de travail grâce aux données, dont la solution a été mise en œuvre par la SNCF dans le bâtiment Rimbaud sur son Campus de Saint-Denis.

Selon Frédéric Goupil de Bouillé, Directeur exécutif méthodes et qualité chez SNCF, « Pour les espaces tertiaires à usage de bureaux, nous constatons une sous-utilisation significative. Cette situation s’est accentuée depuis la pandémie, en grande partie due à l’introduction du télétravail, qui offre plus de flexibilité dans l’usage des bureaux. En moyenne, le télétravail est pratiqué 2 jours par semaine, entraînant une réduction d’utilisation des bureaux de 40% par rapport à 2019. Sur une semaine typique, l’usage des immeubles a diminué de 40 à 50%, avec une occupation journalière ne dépassant jamais 60%. »

« Bien qu’il y ait une sous fréquentation des bureaux, nous observons également un manque d’espaces de convivialité ou de salles de réunion. Il est donc essentiel de favoriser et développer des espaces d’échange, tant pour les petits groupes que pour les besoins individuels de téléphonie, tout en réduisant les espaces individuels au profit de zones communautaires – ce qui a été une des lignes de force de notre stratégie tertiaire déployée depuis 2022. »

Les différents leviers d’optimisation des espaces

Différents leviers sont à disposition pour améliorer l’utilisation des espaces :

— Réaménagement des lieux : modifier et réinventer les lieux actuels pour répondre plus efficacement aux besoins actuels et futurs des employés, tout en favorisant des environnements de travail plus adaptables et collaboratifs.

—  Diminution des superficies : en évaluant en permanence la surface réelle nécessaire pour la réalisation des opérations, cherchant à optimiser les espaces inutilisés sans nuire à l’efficacité du travail.

—  Mutualisation : encourager le partage des espaces entre plusieurs divisions ou sociétés, afin d’optimiser l’utilisation des espaces disponibles et stimuler les échanges vecteurs d’innovation.

— Refacturation interne : instaurer un mécanisme de refacturation basé sur l’occupation réelle des espaces pour réviser le modèle économique et inciter les divers services à exploiter les lieux de manière plus efficace, en les rendant responsables des coûts. Il s’agit ici de sensibiliser tant sur l’aspect financier que sur l’empreinte carbone des espaces non utilisés.

— Modèle de valorisation : étudier de nouvelles approches économiques permettant d’optimiser les espaces éventuellement en incorporant des concepts de coworking qui pourraient rendre nos installations accessibles à un public plus large.

L’ensemble de ces approches sont cruciales pour permettre de réagir de manière flexible aux évolutions des modes de travail et à l’émergence des nouveaux besoins des employés, tout en maximisant l’utilisation du patrimoine immobilier.

L’importance de la gestion stratégique des données

Bien que la flexibilité soit en augmentation, le bureau demeure un lieu essentiel pour de nombreux collaborateurs, agissant comme un centre de collaboration, d’apprentissage et d’échange d’expériences. Toutefois, cela exige de revoir la fonctionnalité et l’optimisation des espaces afin de satisfaire ces besoins de convivialité.

Chez Technis, spécialisée dans la collecte, l’analyse, et la restitution des données en outils décisionnels efficaces afin de répondre précisément aux besoins en constante évolution des entreprises et de leurs employés. La société spécialisée dans la data a notamment travaillé sur un projet pilote de la SNCF, dans le cadre duquel elle s’est concentrée sur 3 principaux objectifs : étude du taux d’occupation des bureaux, identification des zones les plus fréquentées, et réallocation des surfaces visant à rendre plus adaptées à l’utilisation actuelle. Ce projet avait pour objectif d’inciter les collaborateurs à venir plus souvent au bureau, de renforcer l’identité de l’entreprise, tout en optimisant l’utilisation des espaces pour diminuer les coûts et en fidélisant les employés autour d’une marque employeur forte, reflétée dans l’agencement et les dispositifs mis à disposition.

Selon Stéphanie Montassier, Directrice du Développement chez Technis, « l’analyse des données a une influence certaine sur le bien-être des employés. Un espace de travail bien conçu et adapté aux besoins des employés augmente leur satisfaction et leur rétention. Ce n’est pas seulement une question d’espace, mais aussi de créer un environnement qui soutient la cohésion et la reconnaissance. »

« Notre approche, tout en respectant les normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), étend l’analyse des données des espaces extérieurs jusqu’au cœur des bureaux. En collaboration avec la SNCF, nous avons démontré que la gestion stratégique des données peut transformer les espaces de travail en environnements dynamiques et adaptatifs, offrant des avantages significatifs pour l’entreprise et ses employés. »

Pour conclure, l’optimisation des surfaces de bureaux dans l’immobilier tertiaire est essentielle pour répondre aux évolutions du marché du travail. Les entreprises doivent repenser leurs espaces en les rendant plus flexibles et collaboratifs, tout en intégrant des solutions basées sur les données pour maximiser l’efficacité et le bien-être des employés. Des projets concrets, comme ceux de la SNCF, montrent comment une gestion intelligente des espaces peut transformer les environnements de travail en hubs dynamiques, répondant aux nouveaux besoins des employés et des entreprises.