Immobilien Management: Wie Sie Betriebskosten senken und gleichzeitig die Qualität Ihrer Immobilien erhalten können
Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter Immobilienmanagement?
- Welche Arten von Immobilien werden im Immobilienmanagement verwaltet?
- Immobilienmanagement: Die wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen
- Wie hat sich die Rolle des Immobilienmanagements im Laufe der Jahre verändert?
- Was sind die wichtigsten Trends im Immobilienmanagement?
- Immobilien-Management bietet Sicherheit für Immobilien-Akteur:inne
Kosten lassen sich manchmal an den überraschendsten Orten senken, wie z.B. in Fluren und Treppenäusern. Ein Eigentümer wollte alle Fenster seiner Anlage austauschen, um den Energieverbrauch um 6.000 kWh jährlich zu senken. Letztlich konnte er für ein Zehntel des Geldes das Doppelte an Energie sparen: Mit dem Einbau von Präsenzmeldern in Fluren. Die Gemeinschaftsbereiche wurden nur bei Bedarf ausgeleuchtet, was zu jährlichen Einsparungen von 14.000 kWh führte und 7.500 Euro kostete. Der Einbau dämmender Fenster war hingegen mit 90.000 Euro veranschlagt.
Das Beispiel zeigt, was ein gutes Immobilienmanagement ermöglicht: Kosten senken ohne Qualitätsabstriche, Erträge steigern und notwendige Investitionen so planen, dass sie die Immobilie aufwerten und für alle einen Gewinn bedeuten, sowohl für Eigentümer:innen, Nutzer:innen und letztlich auch die Umwelt. Das klingt nach einem schwierigen Spagat, aber ob und wie er sich verwirklichen lässt, zeigen wir in diesem Artikel.
Was versteht man unter Immobilienmanagement?
Das gängige Verständnis der Immobilienverwaltung konzentriert sich auf den laufenden Betrieb, also die Vermietung, Instandhaltung und bei Bedarf die Renovierung. Auch wenn das zu den Kernaufgaben des Immobilienmanagements gehört, ist das eine begrenzte Sicht. Denn der Begriff umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. Von der Planung inklusive Standortauswahl, über den Bau und das bereits erwähnte Tagesgeschäft, bis hin zur Neunutzung oder der Abwicklung. Das Ziel dabei ist, das eingesetzte Kapital optimal und nachhaltig zu nutzen.
Das Immobilienmanagement, heute auch oft Real Estate Management genannt, ist somit von einer reinen Hausverwaltung zu unterscheiden. Dessen Aufgaben sind nur ein Teil des Immobilienmanagements, das sich in vier Bereiche unterteilen lässt. Alle benötigen spezifische Kompetenzen, weswegen professionelle Immobilienmanager:innen in multidisziplinäre Teams eingegliedert werden.
Projektentwicklung
Planung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse und Ziele des Projekts, um die Ziele mit den Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Die Natur der Auftraggeber:innen spielt dabei eine entscheidende Rolle: So wird eine Gemeinde, die mehr leistbaren Wohnraum braucht, einen anderen Zugang zu Flächen und Kapital haben, als eine private Firma, die eine Freizeitanlage in einem Urlaubsgebiet errichtet.
Bau
Begleitung der Projektumsetzung, von der Einhaltung des Kosten- und Zeitplans bis zur Abnahme durch die verschiedenen Stellen und Inbetriebnahme der Immobilie. Je nach Projekt handelt es sich um einen Neubau, um einen Umbau oder um einen Rückbau.
Nutzung
Die Nutzung umfasst die Kernaufgaben des Immobilienmanagements, also Vermarktung, Vermietung und Gebäudepflege. Rein rechnerisch betrachtet ist das der größte Bereich, in dem eine der wichtigsten Tätigkeiten stattfindet: die Wertschöpfung. Besonders durch die Nachhaltigkeitsanforderungen wird dieser Bereich immer komplexer.
Verwertung
Diese bedeutet entweder den Verkauf der Immobilie, wobei dann die Verwaltung den neuen Halter:innen zufällt. Oder es bedeutet eine neue Nutzung des Objekts, wenn die alte irrelevant wurde: Ein klassisches Beispiel ist das Umwandeln eines Gewerbeobjekts in Wohnungen. In diesem Fall wird die Projektplanung (der erste Bereich) wieder aktuell.
Natürlich ist das eine schematische Darstellung, die das gesamte Aufgabenspektrum des Immobilienmanagements zusammenfasst. Sie sollte auch nicht chronologisch betrachtet werden, denn die Bereiche bedingen sich gegenseitig und können parallel stattfinden: Eine energetische Sanierung oder die Erweiterung einer bestehenden Wohnanlage ist ein Projekt für sich, das mit einer Projektentwicklung beginnt. Auch können einige Tätigkeiten wie eine Carbon Due Diligence, eine Finanzierungsberatung oder Immobilien-Bewertungen in unterschiedlichen Phasen durchgeführt werden.
Aufgrund der steigenden Anforderungen an den Immobiliensektor, insbesondere in Sachen Energieeffizienz und CO2-Ausstoß, wachsen derzeit die Herausforderungen der Manager:innen. Um die von der Bundesregierung vorgeschriebene Klimaneutralität bis 2045 zu erreichen, sind energetische Sanierungen unvermeidbar. Hier den richtigen Weg zu finden, bzw. einen CO2-Absenkpfad zu ermitteln, der nicht nur Kosten verursacht, sondern auch den Ertrag sowie den Wert eines Objekts verbessert, verlangt spezifische Kompetenzen und Erfahrungen. Über diese verfügen nicht alle Akteur:innen der Branche. Hier kann eine Beratungsfirma, die Tausende solcher Projekte schon begleitet hat, Abhilfe leisten.
Welche Arten von Immobilien werden im Immobilienmanagement verwaltet?
Jeder Teilbereich des Immobiliensektors hat unterschiedliche Anforderungen und ein professionelles Immobilienmanagement trägt dem natürlich Rechnung. Wohnimmobilien werden anders verwaltet als Gewerbe- oder Industrie-Objekte, genau wie hochspezialisierte Objekte aus den Bereichen Gesundheit, Bildung oder Forschung.
Grafik: Anzahl und Art der Gebäude in Deutschland, Stand 2021
Laut Gebäudereport 2023 der Deutschen Energie-Agentur (dena) hat Deutschland rund 21 Millionen Immobilien, wovon 19,4 Millionen Wohngebäude sind. Zwei Drittel davon sind Einfamilienhäuser (12,9 Millionen), der Rest besteht zu gleichen Teilen aus Zwei- oder Mehrfamilienhäusern mit jeweils 3,2 Millionen Gebäuden. Die restlichen 2 Millionen bestehen aus Nichtwohngebäuden, die vom Gebäude-Energiegesetz (GEG) betroffen sind. Ausgeschlossen sind nicht beheizte Immobilien.
Grafik: Anzahl und Verteilung der Wohneinheiten in Deutschland, 2021
Nach dena-Zahlen wären ca. 8 Millionen Gebäude Kandidaten für eine Verwaltung durch Immobilien-Manager:innen, da die Annahme erlaubt ist, dass Einfamilienhäuser in der Regel von Eigentümer:innen selbst verwaltet werden. Obwohl es nur 3,2 Millionen Mehrfamilienhäuser (MFH) gibt, befinden sich in diesen etwas mehr als die Hälfte der 43 Millionen Wohnungen Deutschlands: knapp 22,4 Millionen. Dieser Bereich stellt den Großteil des Marktes für Immobilien-Manager:innen dar.
Hier ein kurzer Überblick der vier Hauptbereiche des Immobilienmanagements und deren besondere Anforderungen:
Wohnimmobilien
Dazu zählen, wie schon erwähnt, Ein- und Zweifamilienhäuser, wenn auch Wohnungen in Mehrfamilienhäusern sehr viel öfter unter Verwaltung von Immobilien-Manager:innen stehen. Weitere Immobilienarten dieser Kategorie sind Studenten- und andere Heime sowie Wohnraum für Senior:innen jeglicher Art. 2022 betrug der mit Wohnimmobilien generierte Umsatz in Deutschland 209 Mrd. Euro, das Transaktionsvolumen, also An- und Verkauf, lag in den letzten Jahren zwischen 15 und 20 Mrd. Euro. Wohnimmobilien haben mit zwei bis vier Prozent eher geringe, dafür stabile Renditen. Die Aufgabe eines Immobilienmanagements ist die Belegung zu sichern, Wert und Erträge der Immobilie zu steigern und gleichzeitig die Nachhaltigkeits-Bestimmungen umzusetzen.
Gewerbeimmobilien
Umfasst unterschiedliche Bereiche wie Handel, Gastronomie, Gastgewerbe, Büro- und Verwaltungsgebäude sowie Freizeitimmobilien wie Kinos, Veranstaltungsorte, Sportgebäude und zum Teil auch Mischformen wie Tankstellen oder KFZ-Werkstätten. Sie sind auf Publikumsverkehr ausgelegt und unterliegen daher strengen Sicherheitsbestimmungen. Das Transaktionsvolumen liegt jährlich bei knapp 60 Milliarden Euro. Hier liegen die Erträge weit höher als bei Wohngebäuden, dafür ist die Fluktuation auch viel höher und ein Einnahmeneinbruch wahrscheinlicher. Allein der Wegfall von Großmieter:innen kann Einkünfte erheblich schmälern: Dadurch ist die Sicherung der Vermietung und der Erhalt oder die Steigerung der Attraktivität der Objekte die Kernaufgabe des Immobilienmanagements.
Industrie-Immobilien
Sie stellen den größten Anteil der Nichtwohngebäude (ca. 650.000 Einheiten) und umfassen Produktionsstandorte wie Fabriken oder Kraftwerke, aber auch Lager- und Logistikstandorte. Wegen des rasant steigenden Online-Handels wächst der letzte Teilbereich am stärksten. Hier ist die Aufgabe des Immobilienmanagements ähnlich wie die der Gewerbeimmobilien.
Sonstige Immobilien
Hierzu gehören Bauten im Bereich der Bildung, wie Schulen, Universitäten oder Forschungseinrichtungen, der Gesundheit und Pflege oder des Verkehrs wie Bahnhöfe, Häfen und Flughäfen. Aufgrund der intensiven Nutzung der Gebäude steht hier die Instandhaltung an oberster Stelle.
Grafik: Typen und Anzahl Sonstiger Immobilien
Immobilienmanagement: Die wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen
Für ein besseres Verständnis lassen sich vier Teilbereiche des Immobilien-Managements herausarbeiten, allerdings sind sie eng miteinander verflochten und beeinflussen sich gegenseitig stark. Diese Teilbereiche sollten als rein operativ betrachtet werden, als das Handwerk, das der Umsetzung einer Strategie dient, bzw. einer Vision, die das Leitbild einer guten Immobilienverwaltung darstellen sollte.
Denn insgesamt betrachtet, ist Immobilienmanagement lediglich ein Instrument zur Erreichung der Ziele der Eigentümer:innen. Das kann die Erhöhung der Rendite sein, der Ausbau oder die Wertsteigerung des Portfolios, oder/und das Umsetzen von Nachhaltigkeitsanforderungen. Wie so oft, je besser die Beherrschung des Handwerks oder je höher die Qualität des Immobilienmanagements, desto größer die Spielräume, um die Ziele zu erreichen.
Die vier Bereiche des Immobilienmanagements
Nachstehend skizzieren wir vier Teilbereiche des Immobilienmanagements, dessen Grenzen zu einem gewissen Teil fließend sind. Verschiedene Eigentümer:innen oder Verwalter:innen werden diese unterschiedlich setzen.
Technisches oder Facility-Management
Bezeichnet die bauliche Verwaltung der Immobilie durch Pflege der Innen- und Außenbereiche, Wartung der technischen Anlagen, Reparaturen und Instandhaltungen. Dazu gehört auch, die Anliegen der Nutzer:innen zu bearbeiten sowie die des Umfelds. Größere Aufgaben wie Sanierungen und insbesondere energetische Verbesserungen liegen in der Verantwortung des technischen Managements, allerdings werden sie im Auftrag und in enger Abstimmung mit dem kaufmännischen Management durchgeführt.
Kaufmännisches oder Property-Management
Umfasst alle finanziellen Aspekte wie Buchhaltung, Kontoführung, Betriebskostenabrechnung, Vertragsmanagement, Reporting und Controlling sowie Kosten- oder Budgetplanung. Diese beeinflussen die Entwicklungsmöglichkeiten der Immobilie oder in welchem Umfang und Tempo Sanierungen, Aufwertungen oder Zukäufe machbar sind. Die in Zusammenarbeit mit dem Facility-Management hier generierten Kennzahlen sind ein wichtiger Faktor für den Zugang zu Finanzierungen. Das Property-Management entscheidet auch über die ausführerenden Firmen und Umfang der Dienstleistungen des Facility-Managements.
Infrastrukturelles Management
Bezeichnet alle für den laufenden Betrieb einer Immobilie und des Managements notwendigen Aspekte. Es beginnt bei Dienstleistungen für Bürotätigkeiten und reicht über logistischen Aufgaben bis zur Versorgung mit Energieträgern oder Wasser. Dieser Bereich greift tief in die zwei vorhergehenden ein, da das Property-Management die Verträge mit Versorger:innen abschließen und das Facility-Management für die Durchführung dieser sorgen wird.
Datenmanagement
Heute wird die Schlacht am Computer entschieden, deswegen misst ein modernes Immobilienmanagement der Datenverwaltung einen hohen Stellenwert zu. Zum einen ist die Menge an verfügbaren Daten manuell schnell nicht mehr überblickbar, besonders im Fall von größeren Beständen. Zum anderen liegen in den Daten Synergie- und Einsparungspotenziale verborgen, die wesentlich leichter mit IT-Lösungen identifizierbar sind.
PropTech beeinflusst die Qualität von Immobilien-Management
Vereinfacht gesagt: Die Qualität des Immobilienmanagements hängt heute stark von den genutzten Software-Lösungen ab, das sogenannte PropTech. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Management-Suite von Wüest-Partner, die von der digitalen Modellierung der Gebäude bis zur Verwaltung von Portfolios jeglicher Größe reicht.
Die Suite besteht aus wählbaren und aufeinander aufbauenden Modulen, welche die Effizienz erheblich steigern. Zusätzlich erlauben sie die Simulation von verschiedenen Szenarien, sei es für die Belegung, Mietenstruktur oder energetische Sanierungen. Dadurch lassen sich die Maßnahmen mit dem besten Verhältnis zwischen Kosten und Wirkung wählen, wie das Beispiel der Einleitung zeigt.
Wie hat sich die Rolle des Immobilienmanagements im Laufe der Jahre verändert?
Nach dem 1. und besonders dem 2. Weltkrieg entstanden groß angelegte Wohnbauprogramme, um dem Wohnungsmangel entgegenzuwirken, die meist von öffentlichen Wohnungsbaugesellschaften realisiert wurden. Ab den 70er Jahren griff der Staat für seine Wohnpolitik mehr und mehr auf private Geldgeber:innen zurück. Mit dem Trend zur Privatisierung fielen ab den 90er Jahren vermehrt kommunale Bestände in die Hände von privaten Akteur:innen, die zu Wohnungskonzernen wie Vonovia führten. Parallel dazu entwickelten sich besonders im angelsächsischen Raum große private Immobilienverwalter.
Dieser Trend zur Konzentration des Eigentums führte zu neuen Anforderungen an das Immobilienmanagement. Eigentümer:innen von einigen Wohnungen oder Häusern können selbst verwalten, wer jedoch mehrere tausend oder zehntausend Einheiten besitzt, kann das nicht mehr. Mit dem steigenden Anteil an privaten Akteur:innen veränderte sich auch der Blick auf Immobilien: Öffentliche Akteur:innen werden den Fokus auf die Bereitstellung von Wohn- oder Gewerberaum legen, private zusätzlich auf das Optimieren von Gewinnen. Verständlicherweise, denn schließlich ist der Zugang zu Finanzmitteln mit der wirtschaftlichen Tragfähigkeit der Immobilienprojekte verbunden. Öffentliche Akteur:innen können hingegen öffentliche Gelder verwenden, bei denen ein ROI weniger im Vordergrund steht.
Immobilienmanagement in den 70er und 80ern
Die steigenden Anforderungen an das Immobilienmanagement erweiterten zwangsläufig die Bandbreite der Kompetenzen. Dadurch professionalisierte sich zuerst innerhalb von Immobilienfirmen die Verwaltung. Ab den 70er und 80er Jahren kamen Dienstleister:innen auf, die Immobilienmanagement als Service anboten. Dies war besonders für Investor:innen interessant, die so Immobilien erwerben konnten, ohne zwangsläufig über die notwendigen Kompetenzen für deren Verwaltung zu verfügen.
Solche Akteur:innen betrachten Immobilieninvestitionen aus finanzieller Sicht, somit ist die Verwaltung selbst ein Nebenprodukt. Die Zusammenarbeit mit Management-Dienstleister:innen bietet weitere Vorteile: Der Erfolg der Verwaltung obliegt den Dienstleister:innen, bei mangelhaften Ergebnissen können sie ersetzt werden. Zusätzlich fungieren sie beim Weiterverkauf als neutralere Instanz als die Eigentümer:innen selbst, was je nach Renommée der Dienstleister:innen für Käufer:innen vertrauensbildend wirkt.
Immobilienmanagement im neuen Jahrtausend
Mit dem Einzug des Nachhaltigkeitsgedanken Anfang der 2000er Jahre erweiterte sich das Kompetenzspektrum von Immobilien-Manager:innen erneut. Als rund 20 Jahre später die Nachhaltigkeit von Immobilien verpflichtend wurde, erhielt das Immobilienmanagement eine neue Rolle. Denn externe Management-Firmen sind in der Lage, Eigentümer:innen bei der Umsetzung der Nachhaltigkeitsanforderungen zu begleiten und das besser als diese im Alleingang.
Das Ziel klimaneutraler Immobilien bis 2050 ist auf unzähligen Wegen erreichbar, die Orientierung einer Beratungsfirma mit umfassender Erfahrung hat dadurch einen hohen Wert. Allein weil sie eine Vielzahl solcher Vorhaben begleitet, verfügt sie oft über eine ganz andere Expertise als Immobilieneigentümer:innen, die diesen Weg von Gesetzes wegen einschlagen. Die Herausforderung der Nachhaltigkeit mag Eigentümer:innen Sorge bereiten, doch mit entsprechender Fachkompetenz lässt sich diese Wende gewinnbringend meistern. Wie genau, zeigt z.B. die drei Gewinner-Studie von Wüest Partner, bei der die Nachhaltigkeitsanforderungen von 12 Gebäuden unterschiedlich umgesetzt wurden. Das Ergebnis: Eigentümer:innen, Nutzer:innen und die Umwelt profitierten alle von der Transformation.
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Die Immobilienwirtschaft entwickelte sich im 19. Jahrhundert als Folge der industriellen Revolution. Damals setzte der Trend zur Urbanisierung ein, Arbeiter:innen strömten in Städte und brauchten leistbaren Wohnraum. Um 1820 wohnte noch 90 % der Bevölkerung am Land, 2015 lebten schon 75 % der Deutschen in Städten und deren Ballungszentren. Weltweit waren es 54 %, bis 2050 sollen laut Prognosen fast zwei Drittel der Menschen in Städten wohnen.
Grafik: Urbanisierung weltweit von 1950 bis 2050 (Prognose)
Was sind die wichtigsten Trends im Immobilienmanagement?
Im gleichen Maße, wie sich die Welt verändert, entwickelt sich die Immobilienbranche und damit ihr Management. Hier sind die fünf wichtigsten Trends des Immobilienmanagements im Überblick.
Nachhaltigkeit
Seitdem die Ziele einer dekarbonierten Immobilienwirtschaft in Gesetze gegossen wurden, ist das Meistern dieser Wende keine Freiwilligkeit mehr. Die Umwandlung energetisch schlecht aufgestellter Gebäude in klimaneutrale Immobilien innerhalb von knapp 20 Jahren gilt als größte Herausforderung der Branche. Neben den vielen nationalen Regeln wie das Gebäudeenergiegesetz (GEG), oder die Energieeinsparungsverordnung (ENEV) sind die EU-weit gültigen ESG-Bestimmungen das neue Richtmaß des Immobiliensektors.
Vorausschauende Instandhaltung
Instandhaltungen folgten traditionell losen Zyklen, bestimmt durch Bauchgefühl oder Notwendigkeit, heute sind dank umfassender Daten und genauen Analysen der Gebäude viel präzisere Zeitpläne und Kostenkalkulationen möglich. Dadurch lassen sich in den Budgetplanungen die notwendigen Mittel rechtzeitig bereitstellen. Für Immobilienverwalter:innen und besonders Wohnungseigentümer-Gemeinschaften (WEG) ist das ein großer Fortschritt: Rechtzeitig geplante Instandhaltungen sichern den Immobilienwert und die Verfügbarkeit von Baufirmen.
Flexible Nutzungen
Mit dem Trend zum Home-Office nimmt der Bedarf an Büroflächen ab, der Mangel an Wohnraum und hohe Baukosten machen die Umnutzung bestehender Gebäude attraktiver. Neubauten werden schon jetzt mit Blick auf mögliche Nachnutzungen entworfen, in einem Wort, die Vorherrschaft der Single-Use Immobilien ist Vergangenheit. Die Entwicklung innovativer Nutzungskonzepte wird zu einem weiteren Bereich des Immobilienmanagements.
Klimaextremen vorbeugen
Mit der Zunahme außergewöhnlicher Wetterphänomene wie Überschwemmungen, Hitzewellen und Starkregen werden zum Schutz der Immobilien vorbeugende Maßnahmen immer notwendiger. Auch hier kann ein gutes Immobilienmanagement unterstützen, wie der Urban Heat Vulnerability Index von Wüest Partner zeigt.
Digitalisierung
Die Immobilienbranche wird mehr und mehr zu einem datengestützten Unterfangen. Software-Lösungen, alle unter dem Stichwort PropTech zusammengefasst, verändern das Immobilienmanagement. Die Arbeit wird effizienter, manche Expert:innen meinen sogar, die Nachhaltigkeits-Wende sei ohne digitale Tools nicht machbar. Für Experimente bleibe keine Zeit mehr, meint Annika Steiner, Managing Director bei Wüest Partner.
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Immobilien-Management bietet Sicherheit für Immobilien-Akteur:inne
Eins muss klar sein: Es geht beim Immobilienmanagement nicht darum, Spezialist:innen das Ruder zu überlassen, sondern um eine gewinnbringende Zusammenarbeit. Eigentümer:innen profitieren von der Expertise eines Beratungsunternehmens wie Wüest Partner, Immobilien-Manager:innen vertiefen dank weiterer Projekte ihre Kenntnisse, die die Qualität ihrer Leistungen steigert.
Besonders durch die Nachhaltigkeits-Bestimmungen ist die Immobilien-Verwaltung zu einer so komplexen Angelegenheit geworden, dass Eigentümer:innen die Herausforderung nur selten in einen gewinnbringenden Transformationsprozess verwandeln können. Sicherlich werden die meisten in der Lage sein, die Anforderungen umzusetzen. Doch der Anspruch sollte sein, dies auf die effizienteste und profitabelste Art und Weise zu tun, wie im Beispiel der Einleitung. Die Frage darf sich nicht beschränken auf: Wie halte ich die notwendigen Kosten möglichst gering? Sie sollte lauten: Wie lässt sich mit den notwendigen Investitionen der bestmögliche Gewinn erreichen?
Für Antworten kontaktieren Sie gerne die Expert:innen von Wüest Partner.
